Geschäftsleitungsassistenz / Office, HR & Compliance 50 - 60% (m/w/d)

Was ist meine Funktion?

• Administration & Office Management

  • Planung und Koordination von Meetings, Terminen, Reisen und Hotelreservationen

  • Organisation von internen und externen Anlässen

  • Telefonische Erreichbarkeit der Hauptnummer (vertretungsweise)

  • Erstellung von Präsentationen, Berichten und Auswertungen

  • Verwaltung des internen WIKI sowie Ablage- und Dokumentenmanagement

  • Verwaltung von Büromaterial und allgemeiner Büroorganisation

  • Betreuung administrativer Infrastrukturthemen

  HR-Administration

  • Erstellung von Arbeitsverträgen und HR-relevanten Dokumenten

  • Führung der Personaladministration

  • Bearbeitung der Spesenabrechnungen, insbesondere vom Aussendienst

  • Unterstützung im Rekrutierungsprozess und Onboarding

  • Betreuung des Auszubildenden vom Stammhaus (3 Wochen pro Jahr)

  • Teilnahme an HR-Meetings online / offline

  • Anlaufstelle für Mitarbeitende bei administrativen Fragen

  Compliance, Qualität & Versicherungen

  • Pflege und Überwachung von internen Richtlinien (Datenschutz, IT, Qualität)

  • Bearbeitung von Qualitätsmanagement-Themen

  • Datenbankpflege (Prüfmittel, Sicherheitsmittel, Kontrollen)

  • Verwaltung von Versicherungen (Auto, Haftpflicht, Gebäude etc.)

  • Unterstützung bei internen Kontrollen und Audits

  IT- & Systemunterstützung

  • Unterstützung bei der Verwaltung von Tablets, Laptops und Mobiltelefonen

  • Bestellung und Betreuung von IT-/EDV-Material

  • Pflege und Kontrolle der Zeiterfassung (Mutationen, Auswertungen)

Was brauche ich, um erfolgreich zu sein?

Hard Skills

• Kaufmännische Grundausbildung EFZ oder gleichwertige Ausbildung

• Mehrjährige Erfahrung in Administration, Office-Management oder Assistenzfunktionen

• Gute Kenntnisse in HR-Administration (Verträge, Personalakten, Absenzen)

• Sehr gute Kenntnisse in MS 365 (Excel, Teams, PowerPoint, Word, Sharepoint, Onedrive)

• Sehr gute DE- und EN-Kennnisse in Wort und Schrift (FR von Vorteil)

• Vorteil: Kenntnisse in Compliance, Datenschutz, Qualitätsmanagement oder Versicherungsadministration

Soft Skills

• Strukturierte, effiziente und selbständige Arbeitsweise

• Sehr hohe Vertrauenswürdigkeit und Diskretion

• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Kommunikationsstärke

• Organisationstalent und proaktive Haltung

• Teamfähigkeit und sicheres, freundliches Auftreten

• Flexibilität, Belastbarkeit und Freude an vielfältigen Aufgaben

• Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterentwicklung

• Reisebereitschaft (1..2x pro Jahr)

KOMPETENZEN

• Sicherer Umgang mit Office- und HR-Administrationsprozessen

• Fähigkeit, professionelle Präsentationen, Berichte und Auswertungen zu erstellen

• Präzise Dokumentations- und Organisationskompetenz

• Sorgfältige, strukturierte und nachvollziehbare Arbeitsweise

• Problemlösungsfähigkeit und proaktives Handeln

• Verlässliche, vertrauensvolle und respektvolle Zusammenarbeit

• Fähigkeit, unterschiedliche Anspruchsgruppen professionell zu betreuen

• Empathie und Teamorientierung

• Hohe Eigenständigkeit und Verantwortungsbereitschaft

• Anpassungsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld

• Lernbereitschaft und Offenheit für Weiterentwicklung

• Vertrauenswürdigkeit und Integrität

VERANTWORTUNGEN

• Sicherstellung eines reibungslosen administrativen und organisatorischen Betriebs

• Termingerechte und korrekte Durchführung der HR-Administration

• Einhaltung und Pflege von Compliance-, Datenschutz- und Qualitätsrichtlinien

• Vertrauensvolle Ansprechperson und Unterstützung für Mitarbeitende

• Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Unternehmensdaten

Was sind meine Vorteile?

• Ein modernes, flexibles und familienfreundliches Arbeitsumfeld

• überdurchschnittliche Sozialleistungen

• gleitende Arbeitszeiten

• sichere Arbeitsplätze mit geringer Fluktuation

• Gute Verkehrsanbindung und kostenlose Parkplätze

Sprachen
Deutsch: C1 - Verhandlungssicher
Englisch: B2 - Sehr Gut
Französisch: von Vorteil

Arbeitsort
Stäfa

Vakanz-Nummer
VA-KHD-RSL