Office Management / Executive Support (C-Level)

About the job

Wer wir sind

Wir sind eine international ausgerichtete Unternehmensgruppe mit klarem Fokus auf nachhaltiges Wachstum, operative Exzellenz und kontinuierliche Weiterentwicklung.
Unsere Kultur ist geprägt von Pragmatismus, Verantwortung und einem starken Teamgeist. Wir arbeiten eng über Standorte und Funktionen hinweg zusammen und treiben unsere Themen mit hoher Eigeninitiative und gegenseitigem Vertrauen voran.

Was wir bieten

• Eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle in direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
• Ein dynamisches, wachstumsorientiertes Unternehmensumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
• Viel Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzuentwickeln
• Moderne Arbeitsbedingungen inklusive flexibler Arbeitsmodelle und Remote-Anteil
• Einsatz innovativer Tools und Technologien, insbesondere im Bereich Digitalisierung und AI
• Ein wertschätzendes, professionelles Miteinander und eine offene Unternehmenskultur

Aufgaben im Überblick

In dieser Schlüsselposition unterstützt du die Geschäftsleitung im operativen und strategischen Tagesgeschäft. Du sorgst für Struktur, behältst den Überblick und treibst Themen proaktiv voran – mit einem hohen Anspruch an Qualität, Effizienz und Verlässlichkeit

Deine Aufgabenschwerpunkte

• Organisation und Koordination von Terminen, Meetings, Reisen und Workshops auf C-Level
• Professionelle Vor- und Nachbereitung von Management-Meetings
• Erstellung von Protokollen sowie konsequentes Nachhalten von Entscheidungen, To-dos und Deadlines
• Unterstützung und Steuerung von Projekten sowie Begleitung zentraler Business-Prozesse
• Proaktives Einholen und Aufbereiten relevanter Informationen im Unternehmen
• Schnittstellenmanagement zwischen Geschäftsleitung, Teams und Gruppengesellschaften
• Einsatz moderner digitaler Tools und AI-Lösungen zur kontinuierlichen Effizienzsteigerung

Anforderungen an das Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann/Kauffrau für Büro-/Management oder als Direktionsassistenz
• Ausgeprägte Organisationsstärke, hohe Zuverlässigkeit und absolute Diskretion
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, Spanisch von Vorteil
• Sicherer Umgang mit PowerPoint und digitalen Tools, idealerweise erste Erfahrung mit AI-Anwendungen
• Erfahrung in der Projektarbeit sowie gutes Verständnis für Business-Prozesse
• Durchsetzungsvermögen kombiniert mit Empathie und Fingerspitzengefühl
• Proaktive, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise mit hoher Eigenverantwortung
• Bodenständige, reflektierte Persönlichkeit mit ausgeprägtem Teamgeist
• Flexibel: Remote-fähig und gleichzeitig präsent, verbindlich und nah an den Stakeholdern im Arbeitsalltag

Profil

Unser Angebot