Administrative Assistenz (m/w/d)

Die  Albert Einstein School of Public Policy an der ETH Zürich  wurde im Herbst 2025 gegründet. Sie ist ein interdisziplinäres Zentrum, das Public Policy mit Naturwissenschaft und Technologie verbindet, um dringende gesellschaftliche Herausforderungen unserer Zeit anzugehen. Der Einstein School gehören ungefähr 80 Professor:innen und Gruppenleitende der ETH Zürich und des ETH-Bereichs an. 

Im Zusammenspiel von Public Policy mit Naturwissenschaft und Technik betreiben wir Forschung und qualifizieren (künftige) Entscheidungsträger:innen in Aus- und Weiterbildung. Durch den kontinuierlichen Dialog mit Politik und Verwaltung leisten wir einen Beitrag zu fundierten, evidenzbasierten Entscheidungen in verschiedensten Politikbereichen – von der lokalen bis zur globalen Ebene.

Zur Ergänzung unseres Executive Office suchen wir nach Vereinbarung eine:n administrative:n Assistent:in. 

In dieser Position sind Sie für folgende Tätigkeiten verantwortlich:

• Administrative Aufgaben: Selbstständige Unterstützung der Mitarbeitenden der Einstein School in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen. Sie stellen effiziente Abläufe sicher und koordinieren zentrale Prozesse in enger Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern
• Sekretariats- und Organisationsaufgaben: Verantwortung für den Sekretariatsbetrieb (inkl. Korrespondenz, Materialbewirtschaftung und Infrastruktur), Kalender- und Terminmanagement des Executive Directors, Organisation von Meetings, Raumreservationen sowie Koordination von Dienstreisen
• Finanzen & Controlling: Selbstständige Abwicklung und Koordination von Finanzprozessen in Zusammenarbeit mit Finanzen & Controlling, inklusive Bestellungen, Rechnungswesen (Kreditoren/Debitoren), Spesen- und Kreditkartenabrechnungen sowie Rückerstattungen
• Unterstützung in Lehre und Programmen: Administrative Unterstützung der Weiterbildungsprogramme sowie Mitwirkung bei organisatorischen Themen im Lehrbetrieb
• Personaladministration & Gästemanagement: Administrative Unterstützung im HR-Bereich (Korrespondenz, Koordination) sowie professionelle Betreuung von Gästen aus Wissenschaft, Politik und Verwaltung
• Eventorganisation: Unterstützung bei der Planung und Durchführung von internen Anlässen (z. B. Retreats, Mitarbeiterevents) sowie externen Veranstaltungen (Workshops, Konferenzen, Dialogformate)

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen mehrjährige Berufserfahrung mit, idealerweise im Hochschul- oder einem vergleichbar komplexen Umfeld

• Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und vorausschauend und übernehmen gerne Verantwortung. Auch in einem dynamischen Umfeld behalten Sie den Überblick und setzen Prioritäten sicher
• Sie zeichnen sich durch ein hohes Mass an Organisationsstärke, Genauigkeit und Zuverlässigkeit aus und verfügen über eine ausgeprägte Serviceorientierung
• Ihre Kommunikationsstärke und Sozialkompetenz ermöglichen Ihnen den professionellen Umgang mit unterschiedlichsten Anspruchsgruppen, auch auf höherer Hierarchiestufe
• Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse (auf Niveau C2) sowie sehr gute Englischkenntnisse (mindestens C1-Niveau); weitere Sprachen sind von Vorteil
• Sie sind versiert im Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, und bringen idealerweise Erfahrung mit SAP oder vergleichbaren Systemen mit

• Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt
• Sie erbringen eine sinnstiftende Arbeit in einem wertschätzenden, motivierten und dynamischen Team.
• Sie haben die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und umzusetzen.
• Die ETH Zürich bietet fortschrittliche Arbeitsbedingungen mit Jahresarbeitszeit und flexibler Arbeit. 
• Die ETH engagiert sich, eine nachhaltige und klimaneutrale Hochschule zu werden.
• Es erwarten Sie zahlreiche  Vergünstigungen , wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, ein breites Sportangebot des  ASVZ ,  Kinderbetreuung  sowie attraktive  Vorsorgeleistungen .

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben
• Lebenslauf
• Zeugnisse und Referenzen

Bewerbungen werden laufend geprüft, bis die Stelle besetzt ist.

Weitere Informationen über die Einstein School, finden Sie  auf unserer Webseite . Für Auskünfte steht Ihnen Dr. Benedikt Knüsel, Executive Director, telefonisch (+41 44 632 28 74) oder per E-Mail (E-Mail schreiben, keine Bewerbungsunterlagen) gerne zur Verfügung. 

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.

Für Personalvermittlungen gelten die  AGB der ETH Zürich .