Assistant administratif ou assistante administrative

Mission générale

Assurer la gestion administrative complète du parti, en autonomie.

Activités principales

1. Gestion administrative et organisation

• Assurer le fonctionnement quotidien du secrétariat (courrier, correspondances interne et externe, classement, archivage, gestion des agendas, organisation des réunions et événements).

• Préparer, rédiger et diffuser les procès-verbaux de séances, ordres du jour, convocations, rapports et documents officiels en lien avec la secrétaire générale.

• Tenir à jour les bases de données (membres, contacts, listes de diffusion, fournisseurs, partenaires).

• Gérer les adhésions et démissions, assurer le suivi des membres et la communication interne en lien avec les responsables des sections.

• Organiser les actions de terrain, stands, campagnes, événements en lien avec la secrétaire générale.

2. Support RH et logistique

• Assurer la permanence téléphonique et l’accueil physique des visiteurs.

• Gérer la logistique des locaux, la maintenance, les fournitures et le matériel informatique.

3. Communication et outils numériques

• Mettre à jour le site internet, éditer des pages, publier des contenus et gérer les réseaux sociaux avec les prestataires et le CD.

• Préparer et envoyer les newsletters, mailings, convocations et communications aux membres.

4. Soutien au comité directeur et à la secrétaire générale

• Assurer la coordination administrative avec les sections, les élus, les partenaires et les instances cantonales/fédérales.

• Préparer les dossiers pour les assemblées générales et les campagnes électorales.

• Garantir la confidentialité et la sécurité des données et des dossiers sensibles.

5. Relations avec les prestataires externes

• Gérer les relations avec les prestataires de services (SVE, fournisseurs, imprimeurs, etc.)

• Assurer la coordination avec les journalistes et les médias pour les communications.