Mission générale :

1. Assister de manière exclusive le ou la chef-fe de service
2. Gérer de manière autonome le suivi de certains dossiers confiés par la cheffe de service
3. Coordonner la diffusion de l’information, à l’interne et à l’externe du service

Activités principales et responsabilités :

1. Assister de manière exclusive le ou la chef-fe de service
2. Assister le ou la chef-fe de service dans ses activités notamment dans la
   gestion des courriers, courriels et son agenda
3. Rédiger de manière autonome de la correspondance, des notes ou des
   procès-verbaux de séances, des rapports, après analyse et synthèse
   d’informations hétérogènes, dans le respect des directives ou
   renseignements fournis, ainsi que des courriers et des documents à la
   signature de la présidente ou de la direction du département (PLP-PLDPLCA)
4. Gérer les appels téléphoniques du ou de la chef-fe de service, faire suivre
   les messages et orienter les interlocuteurs/trices
5. Organiser des séances (réservation de salles, convocations, envoi des
   ordres du jour et des documents, etc.)
6. Constituer des dossiers en vue des séances de la cheffe de service
7. Participer au suivi des dossiers en lien avec le Conseil administratif et le
   Conseil municipal
8. Tenir l’échéancier des dossiers du service et effectuer le suivi des
   décisions prises
9. Préparer et organiser les séances du service et les journées de travail :
   organisation, envoi des ordres du jour et des documents nécessaires
10. Assurer le suivi des commissions et instances auxquelles participe la
    cheffe de service (organisation et suivi des dossiers)
11. Assurer le classement du ou de la chef-fe de service, documents papier et
    fichiers informatiques
12. Gérer de manière autonome le suivi de certains dossiers confiés par la cheffe de
    service
13. Assurer la gestion des dossiers courants, spécifiques et certains projets
    administratifs et veiller au respect des échéanciers et des délais légaux et
    institutionnels.
14. Collecter, au sein du service et plus particulièrement auprès des adjointe-
    s de direction, et synthétiser l’ensemble des informations nécessaires à
    l’élaboration de fiches et d’un échéancier permettant un suivi optimal des
    activités des structures d’accueil de la petite enfance et des différents
    projets y relatifs.
15. Coordonner la diffusion de l’information, à l’interne et à l’externe du service
16. Assurer la transmission d’informations auprès des personnes concernées,
    tant à l’interne du service qu’à l’externe.

Votre profil :

CFC employé-e de commerce, d'une maturité professionnelle ou formation jugée équivalente
Expérience de 5 ans minimum dans l'assistanat de direction
Excellente maîtrise du français (écrit,oral) et doté-e d'un très bonne capacité rédactionnelle

Excellente maîtrise des outils informatiques usuels (Office, LotusNote/Outlook, etc.)
Excellente capacité d'organisation et de la gestion des priorités

Vous êtes domicilié-e dans le canton de Genève ou dans la zone de domiciliation autorisée.

Délai d'inscription : 4 juin 2024
Entrée en fonction : de suite ou à convenir
Adresse de retour :Écrire un email
Classement de la fonction : La fonction est classée dans la limite de la catégorie G de l’échelle des traitements.

Conditions et procédure d'inscription :

Soucieuse de développement durable, la Ville demande que les postulations lui soient adressées de préférence sous forme électronique. Les conditions de postulation et d'engagement sont disponibles à l'adresse suivante : www.ville-geneve.ch/emploi. Les dossiers incomplets ou ne correspondant pas aux exigences du poste ne seront pas retenus.

Tous les postes de l'administration municipale sont ouverts tant aux femmes qu'aux hommes, selon les objectifs de la politique de promotion de l'égalité entre femmes et hommes poursuivis par la Ville de Genève. Dans sa volonté de lutter contre le chômage, la Ville encourage les candidatures provenant de l'Office cantonal de l'emploi. Les postes sont ouverts à toute personne titulaire d'un permis ou d'une autorisation de travail valable.

Les candidat-e-s sont prié-e-s de faire parvenir, via la plateforme Jobup uniquement, un dossier numérique (documents scannés) comprenant: curriculum vitae, lettre de motivation avec signature, copies de diplômes et des certificats de travail, photographie récente format passeport numérisée.

Un accusé de réception est adressé à l’ensemble des candidat-e-s par voie électronique.

Les candidat-e-s écarté-e-s seront informé-e-s par courriel ou courrier spécifique dans les meilleurs délais.

Les dossiers expédiés par courrier ne seront pas pris en considération. De plus, ils ne seront pas restitués sauf demande expresse de la ou du candidat-e.
Les dossiers électroniques des candidat-e-s écarté-e-s ne sont pas retournés.

Les candidat-e-s ne disposant pas d'un curriculum vitae peuvent utiliser le formulaire de "demande d'emploi". Ce formulaire et le plan de la zone de domiciliation autorisée sont disponibles en téléchargement sur le site www.ville-geneve.ch/emploi.