Assistant/e Administratif/ive Senior

Debiopharm SA

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Infos sur l'emploi

Après-demain SA, société privée, est la maison-mère d’un groupe familial suisse composé d’un pôle de sociétés actives dans les sciences de la vie (Debiopharm), de deux pôles patrimoniaux et d’un pôle philanthropique.

Pour le Département Immobilier dédié à la consolidation de l’assise patrimoniale, en se concentrant sur la gestion du portefeuille de Next Immobilier SA , constitué principalement d’immeubles résidentiels et commerciaux de qualité, basés en Suisse Romande et en Suisse Alémanique, nous recherchons :

La mission principale de ce poste est la suivante : Assurer et organiser le support administratif des activités immobilières.

Tâches principales :

  • Assister le CEO et le reste de l’équipe dans l’organisation de séances internes et externes et l’accueil des visiteurs ;
  • Gestion des tâches administratives et logistiques relatives au département telles que : gestion du courrier, des boîtes e-mails et de la ligne téléphonique ; tenue de dossiers, courrier, archivage, organisation de la documentation papier et électronique, etc ;
  • Préparation de présentations pour différentes séances internes et externes et rédaction des procès-verbaux ;
  • Tenue de la trésorerie, gestion des factures, communication avec le département des finances ;
  • Optimisation et tenue de la gestion de l’arborescence des dossiers immobiliers et des documents importants (archivage) ;
  • Coordination des reportings et des interactions avec nos gérances immobilières ;
  • Organisations d’événements liés à des projets, offres ou mises en exploitation ;
  • Proposition, organisation et mise en place de services innovants pour nos locataires (démarches citoyennes),
  • Coordination technique (contrats, appel d’offres, devis, contrôle du coûts) ;
  • Activités de prospection (mailing) ;
  • Recherches et présentation d’entreprises externes autour du thème de l’innovation et de la transition énergétique ;
  • Création de contenu : LinkedIn, newsletter et gestion du site internet y compris statistiques de trafic web.

Profil

  • Expérience administrative et technique confirmée de minimum 5 ans acquise dans une gérance immobilière, chez un propriétaire ou au sein d’une entreprise du bâtiment ;
  • CFC d’employé de commerce, idéalement effectué en gérance immobilière ou équivalent ;
  • Maîtrise d’Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint, Teams) et de Kephren et Messerli. Capacité d’assister le reste de l’équipe sur l’utilisation d’outils informatiques ;
  • Rigueur, précision, sens du détail et de l’organisation démontrés dans le suivi des dossiers ;
  • Aptitude à gérer l’imprévu et plusieurs tâches en parallèle en respectant les délais ;
  • Parfaite maîtrise du français à l’écrit et à l’oral ; l’allemand étant un atout ;
  • Sens aigu de la discrétion, de la diplomatie et du respect de la confidentialité ;
  • Personnalité engagée, positive et orientée solutions et innovation ;
  • Forte capacité de communication avec des partenaires internes et externes.

Avantages

  • Un environnement international, familial et très dynamique, avec une vision à long terme
  • La possibilité de faire partie d'une entreprise dans laquelle l’humain, la durabilité et l'esprit d'entreprise sont les fondements de son succès
  • Fiers d'être certifiés Equal-Pay, nous veillons à offrir à tous nos employés les mêmes opportunités

Contact

  • Pauline Mas

  • Debiopharm SA

Agences de placement s'abstenir s.v.p.
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