Assistant(e) de la direction du département Education 50%

L’Institut Suisse de Médecine Tropicale et de Santé Publique (Swiss TPH) est un institut de renommée mondiale dans le domaine de la santé globale, avec un accent particulier sur les pays à revenu faible et moyen. Associé à l’Université de Bâle, le Swiss TPH combine recherche, enseignement et services aux niveaux local, national et international. Environ 1’000 personnes issues de 96 pays travaillent au Swiss TPH dans des domaines tels que les maladies infectieuses et non transmissibles, l’environnement, la société et la santé, ainsi que les systèmes et programmes de santé.

Le département Education est responsable de la coordination des cursus et programmes au Swiss TPH ainsi qu’à l’Université de Bâle et recherche dès que possible ou selon accord une assistance à la direction du département Education. Étant donné que vous serez chez nous "au cœur de l’action", vous ne devriez pas vous laisser déstabiliser facilement et apporter une bonne dose d’humour.

En tant qu’assistant(e) de la direction du département Education, vous soutenez le département dans toutes les affaires administratives. Dans votre rôle de pivot central, vous coordonnez de multiples interfaces avec les parties prenantes internes et externes et contribuez de manière significative à un déroulement sans accroc. Grâce à votre talent organisationnel prononcé, vous gardez une vue d’ensemble même dans des situations exigeantes et convainquez par votre flexibilité.

Vos tâches

• Coordination des rendez-vous ainsi que gestion de l’agenda de la direction du département Education
• Exécution autonome des tâches administratives générales (correspondance, classement des documents, gestion de la base de données d’adresses, gestion des voyages, gestion des frais ainsi que création et validation des factures via un workflow numérique)
• Organisation et coordination des réunions internes et externes ainsi que des petits événements
• Préparation des documents de réunion et prise de procès-verbaux
• Planification et coordination de l’intégration des nouveaux collaborateurs du département Education, y compris la configuration IT et infrastructure

Votre profil

• Formation commerciale de base achevée ou formation équivalente ; une formation complémentaire dans le domaine de l’assistance est un avantage
• Au moins 4 ans d’expérience professionnelle dans une fonction d’assistance
• Excellentes compétences orales et écrites en allemand et en anglais ; la connaissance du français est un atout
• Grande autonomie, sens prononcé des responsabilités ainsi que capacité à définir clairement les priorités et à agir de manière flexible et qualitative même en cas de demandes de dernière minute
• Personnalité orientée service, prévoyante, avec d’excellentes manières, une compétence interculturelle prononcée, une grande résistance au stress et un esprit d’équipe
• Très bonnes connaissances de MS Office ainsi qu’une capacité d’apprentissage rapide des nouveaux outils informatiques et une ouverture à l’utilisation des applications numériques

Nous vous offrons

• La possibilité de contribuer à la mission porteuse de sens d’un institut internationalement reconnu pour la santé globale
• Un environnement de travail soutenant, collégial et multiculturel
• Un lieu de travail moderne dans notre siège principal à Allschwil, au centre d’un cluster leader en sciences de la vie et biotechnologie
• Des possibilités de collaboration avec des professionnels de différentes disciplines et niveaux de carrière
• Une large gamme d’offres pour le développement professionnel et personnel. Conditions de travail attractives, incluant selon la fonction le télétravail et des horaires flexibles

• Curriculum vitae
• Lettre de motivation incluant le nom et les coordonnées (e-mail et/ou numéro de téléphone) de 1 à 2 personnes de référence
• Certificats et attestations de travail