Mise en service de KISIM aux hôpitaux de Schaffhouse - CISTEC

À propos de cette offre

Mise en service de KISIM aux hôpitaux de Schaffhouse

Par un temps splendide et des températures très estivales, le 26 juin 2023 à 08h00, KISIM a été introduit par un Big-Bang à l'hôpital cantonal de Schaffhouse, incluant la réhabilitation et les soins de transition, le centre de psychiatrie et le service de psychiatrie infantile.

La mise en service s'est déroulée de manière absolument discrète, sans problèmes : la plupart des infirmiers, médecins et docteurs travaillaient avec KISIM comme s'ils connaissaient déjà l'application. Mais comment ce lancement réussi a-t-il pu avoir lieu ce lundi matin estival ?

Il y a presque exactement deux ans, nous avons démarré le projet KIS dans les hôpitaux de Schaffhouse. Dès le début du projet, il était clair qu'une mise en service de KISIM était prévue pour l'été 2023. Tous les participants ont également pris conscience qu'il s'agissait d'un planning très ambitieux et d'une période de travail très intense qui nous attendait. Le projet était divisé en une phase de conception détaillée, une phase de mise en œuvre et une phase d'introduction. Un objectif du projet était d'introduire le standard KISIM dans les hôpitaux de Schaffhouse.

Pour la phase de conception détaillée, tous les ateliers ont dû être réalisés en ligne en très peu de temps en raison de la pandémie. Le concept détaillé a été remis dans les délais et approuvé par la direction de l'hôpital. Les travaux de développement pour les différents sous-projets ont débuté fin de l'été 2022 chez CISTEC.

Au total, environ 800 jours-personnes de travail de développement ont été réalisés. Parallèlement aux travaux de développement, les responsables des applications et les différents groupes professionnels ont pu commencer les travaux de configuration et de paramétrage de KISIM. Ceux-ci sont très exigeants et chronophages du côté client et doivent être très bien coordonnés avec l'état des travaux de développement et très bien organisés en interne à l'hôpital.

Dès que les développements KISIM ont été achevés au printemps 2023, les tests d'intégration étendus ont commencé. Parallèlement, les chefs de projet spécialisés préparaient les formations. Les sessions ont été enregistrées lors de la première formation et sont disponibles à tout moment sur une plateforme d'apprentissage pour le personnel encore à former.

En mai et juin, les derniers travaux de finition et les préparatifs pour la mise en service ont eu lieu : toute l'équipe projet et les départements de développement de CISTEC ainsi que des hôpitaux de Schaffhouse travaillaient à plein régime, tout a été finalisé, les derniers ajustements ont eu lieu et le 26 juin 2023 était déjà à la porte.

Comment avons-nous pu atteindre cet objectif ?

CISTEC a beaucoup d'expérience dans l'introduction de KISIM dans les hôpitaux, mais chaque projet est différent et de nouveaux défis doivent être relevés. Du côté de CISTEC et du client, les équipes projet étaient très engagées et grâce à une très bonne collaboration et organisation, nous avons pu réaliser la mise en service avec succès et sans accroc !

Pendant la semaine de mise en service, nous étions présents chaque jour avec environ 10 experts spécialisés CISTEC sur place. Nous n'avons eu aucun problème technique ni bug logiciel qui aurait entravé le fonctionnement. Les experts spécialisés étaient présents en tant que « floorwalkers » dans les services. Ils soutenaient sur place, résolvaient les problèmes ou formaient les employés à l'utilisation de KISIM. Dans la plupart des services, il régnait un calme remarquable, pas de précipitation, pratiquement tous les employés pouvaient utiliser KISIM, intuitif à manipuler.

Parfois, les utilisateurs avaient des questions ou des sujets de processus devaient être clarifiés. Cette première semaine a été très intense pour toute l'équipe projet. Le vendredi, nous avons pu récapituler la semaine avec beaucoup de satisfaction : nous avions tous accompli quelque chose de formidable et introduit KISIM sans faille dans les hôpitaux de Schaffhouse !

Le projet entier et aussi les expériences que j'ai pu acquérir dans ce projet ont été uniques. Je suis très fier de notre équipe projet CISTEC et de la collaboration avec les hôpitaux de Schaffhouse.

Nous poursuivons maintenant avec la planification de l'étape 2. Actuellement, la collecte des thèmes pour la prochaine phase du projet est en cours. Nous réussirons également cette étape en équipe !

Auteur du blog : Maurus Coray, chef d'équipe support client, chef de projet

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