Coordinateur·trice Opérationnel·le d’Événements

Contexte et mission générale

Pour soutenir son équipe dans l’organisation d’événements d’importance, une fondation genevoise reconnue pour son engagement en faveur de la protection de l’enfance recherche un·e Coordinateur·trice opérationnel·le événementiel·le dans le cadre d’un CDD de 13 mois à 50 %.

Le·la titulaire jouera un rôle clé dans la coordination et la mise en œuvre de trois événements majeurs :

1. Tournée d’un pavillon itinérant
2. Colloque destiné aux professionnel·le·s,
3. Gala de charité

En collaboration directe avec la Directrice de la Fondation, il/elle assurera l’organisation et la coordination opérationnelle de ces projets en lien avec les partenaires et les prestataires.
Responsabilités principales

1. Coordination opérationnelle

• Coordonner l’organisation et le bon déroulement opérationnel de l’événement.
• Elaborer le rétroplanning.
• Coordonner les échanges avec les prestataires.
• Assurer la bonne circulation de l’information.
• Garantir le respect du calendrier.
• Superviser le déroulement de l’événement et assurer la qualité le jour J.
• Anticiper et gérer les imprévus.
• Accueillir les invités et les participants.
• Veiller à la fluidité des temps forts.

2. Soutien à la Direction

En étroite collaboration avec la Directrice :

• Imaginer et développer le concept de l’événement.
• Être force de propositions sur les thématiques, les intervenants, les animations, le format, la scénographie etc.
• Préparer les documents de pilotage.
• Participer aux réunions de coordination et assurer le suivi des décisions.
• Identifier et solliciter les partenaires et les sponsors.
• Assurer le suivi relationnel avec les partenaires, les sponsors, les donateurs, les invités et les participants.

3. Communication

• Contribuer à la conception et à la diffusion des supports de communication.
• Rédiger les dossiers de présentation et de sponsoring.
• Gérer la base des invités, des participants et des inscriptions.

4. Suivi financier et administratif

• Élaborer le budget. Garantir le respect du budget.
• Gérer les contrats des partenaires, des sponsors et des prestataires.
• Contrôler les factures et suivre les paiements.
• Rédiger un rapport post événement.

Profil recherché

Compétences techniques et linguistiques

• Formation supérieure en communication, marketing ou évènementiel.
• Expérience confirmée (3–5 ans minimum) en gestion et coordination d’événements de haut niveau ou caritatifs.
• Capacité de coordination de plusieurs événements simultanément.
• Bilingue français / anglais (niveau professionnel C1 minimum dans les deux langues).
• Aisance rédactionnelle dans les deux langues (français et anglais).
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (MS Office, Excel, PowerPoint, Google Workspace, CRM, outils d’inscription en ligne, etc.).

Compétences interpersonnelles

• Excellente capacité à travailler en équipe et en lien direct avec une direction.
• Sens aigu de l’organisation et du détail, autonomie et rigueur.
• Excellente présentation et communication écrite et orale.
• Capacité à travailler sous pression. Flexibilité, réactivité et orientation solutions.

Atouts

• Sensibilité aux enjeux sociétaux, à l’intérêt général ou à la cause défendue par la Fondation.
• Bonne connaissance de l’écosystème genevois associatif et philanthropique

Conditions de travail

Contrat à durée déterminée de 13 mois.

Taux d’activité : 50 %.

Poste basé à Genève.

Horaires flexibles avec présence accrue à l’approche des événements.

Rémunération selon expérience et grille interne de la Fondation.

Environnement de travail collaboratif, dynamique et à taille humaine.

Candidature

 Les candidatures sont à soumettre jusqu’au 26 novembre 2025 midi. Les entretiens se tiendront en décembre 2025.

Les candidatures (CV + lettre de motivation en français ou anglais + prétentions salariales) sont à adresser par mail au cabinet Headtohead en titre " Coordination événements – Fondation" .