Assistant(e) du Head of Research 80 - 100%

L’Institut Suisse de Médecine Tropicale et de Santé Publique (Swiss TPH) est un institut de renommée mondiale dans le domaine de la santé globale, avec un accent particulier sur les pays à revenu faible et moyen. Associé à l’Université de Bâle, le Swiss TPH combine recherche, enseignement et services aux niveaux local, national et international. Environ 1’000 personnes de 96 pays travaillent au Swiss TPH dans des domaines tels que les maladies infectieuses et non transmissibles, l’environnement, la société et la santé, ainsi que les systèmes et programmes de santé.

Pour soutenir notre nouvelle cheffe de département Research, nous recherchons dès le 1er août 2026 ou à convenir un(e) assistant(e) du Head of Research (80 - 100%).

Chez nous, vous pouvez mettre à profit vos compétences organisationnelles dans un environnement de recherche international à fort impact. En plus de soulager administrativement et organisationnellement la cheffe de département Research (400 collaborateurs), vous coordonnez des processus centraux et contribuez à faire avancer efficacement des projets de santé globale. La gestion du personnel des 7 assistant(e)s de l’équipe Research Admin complète ce rôle passionnant au sein de notre institut.

Vos tâches

• Coordination des rendez-vous avec des partenaires internes et externes, gestion de l’agenda de la cheffe de département ainsi que organisation de réunions, événements, ateliers et petits évènements
• Responsabilité de l’exécution des tâches administratives générales : prise de procès-verbaux, correspondance, gestion des frais, factures, gestion des bases de données d’adresses
• Élaboration et collecte des bases de décision pour briefings, rapports, synthèses structurées, budgets ainsi que suivi
• Coordination de l’accompagnement de 35 chefs de groupes de recherche
• Organisation, préparation et suivi des conférences de recherche (Research Council et Senior Research Council) ainsi que du Research Plenary hebdomadaire
• Coordination de la collaboration avec les autres départements du Swiss TPH

Votre profil

• Au moins 5 ans d’expérience en tant qu’assistant(e), de préférence au niveau de la direction
• 3-5 ans d’expérience en gestion et bonnes compétences en délégation
• Excellentes compétences orales et écrites en allemand et en anglais, bonnes connaissances en français appréciées, ainsi qu’une forte compétence transculturelle
• Grande autonomie, sens aigu des responsabilités, capacité à prioriser et grande flexibilité face aux demandes de dernière minute, sans compromettre la qualité
• Personnalité orientée service, critique, innovante et prospective avec d’excellentes manières (fiabilité et discrétion maximales), grande résistance au stress et esprit d’équipe
• Excellente maîtrise de MS Office ainsi qu’une rapide capacité d’adaptation aux nouveaux outils informatiques

Nous vous offrons

• La possibilité de contribuer à la mission porteuse de sens d’un institut internationalement reconnu pour la santé globale
• Un environnement de travail soutenant, collégial et multiculturel
• Un poste moderne dans notre siège à Allschwil, au cœur d’un cluster leader en sciences de la vie et biotechnologie
• Des opportunités de collaboration avec des professionnels de diverses disciplines et niveaux de carrière
• Une large gamme d’offres pour le développement professionnel et personnel
• Des conditions de travail attractives, incluant selon la fonction le télétravail et des horaires flexibles

• CV
• Lettre de motivation incluant le nom et les coordonnées (e-mail et/ou téléphone) de 1 à 2 personnes de référence
• Certificats et attestations de travail