Assistant-e à la coordination de programmes au sein du services aux étudiant-es

Description du poste

Sous la hiérarchie du responsable du service, l'assistant-e contribue activement au bon fonctionnement administratif et logistique des programmes de Bachelor et Masters de la Faculté. Il-elle apporte un soutien opérationnel aux étudiant-es, aux enseignant-es et à l'organisation globale du service. Le/la titulaire aura pour missions principales :

- La gestion administrative des dossiers étudiant·es
Suivi complet des dossiers (admissions, inscriptions, absences, relevés), gestion des stages (conventions, validations), interface avec les étudiant·es, et traitement des demandes courantes.

- Organisation logistique et soutien aux activités d'enseignement
Préparation et coordination des examens, appui aux enseignant·es (planning, salles, syllabi), mise à jour des données dans les outils internes.

- Appui transversal et participation à la vie facultaire
Contribution à l'organisation des événements institutionnels (rentrée, diplômes, accueil), soutien à des projets transversaux et logistique événementielle.

Le cahier des charges détaillé est joint à cette annonce.

Titre et compétences exigés

- CFC d'employé-e de commerce ou formation équivalente ;

- Expérience de 1 à 3 ans dans un service d'accueil aux étudiant-es ou dans une fonction similaire ;

- Très bonne maîtrise de la langue française et anglaise (C1 écrit et oral) ;

- Connaissance de l'administration publique et du système universitaire genevois un atout.

Nous recherchons une personne ayant le sens de l'organisation, faisant preuve de rigueur administrative et d'autonomie. D'excellentes compétences relationnelles et une orientation service à l'usager sont indispensables pour ce poste, ainsi qu'une aisance avec des interlocuteur-trices-s varié-es. Enfin, un esprit d'initiative et une capacité à anticiper les besoins opérationnels, tout comme une maîtrise des outils bureautiques sont requis.

Entrée en fonction

1er octobre ou à convenir

Informations complémentaires

Il s'agit d'un contrat auxiliaire d'une durée déterminée d'une année renouvelable sur fonds publics.

Les candidatures, incluant une lettre de motivation, un CV, les copies de diplômes et certificats de travail, doivent être déposées exclusivement en ligne sur le bouton "Postuler/Apply now", ci-dessous.

Aucune candidature envoyée par courrier ou par courriel ne sera acceptée. Le délai de dépôt est fixé au lundi 11 août.

L'Université de Genève offre des conditions d'engagement motivantes dans un cadre de travail stimulant. En nous rejoignant, vous aurez l'occasion de mettre en valeur vos compétences ainsi que votre personnalité et contribuer activement au rayonnement d'une Institution fondée en 1559.

Dans une perspective de parité, l'Université encourage les candidatures du sexe sous-représenté.