Assistante Administrative domaine du Bâtiment sur Vaud
Infos sur l'emploi
- Date de publication :03 octobre 2024
- Taux d'activité :100%
- Type de contrat :Durée indéterminée
- Lieu de travail :Genève, 1202 Genève
Notre client est une PME dynamique active dans le secteur de la construction (Gros-Oeuvre et Entreprise Générale). Afin de renforcer son équipe actuelle, il recherche :
Vos fonctions :
Vous serez en charge de la gestion administratives des chantiers pour les conducteurs de travaux :
o Gestion des références de chantiers
o Mise à jour des CV des conducteurs de travaux
o Tenir l’organigramme à jour
o Support marketing
o Actualisation de la liste sous-traitantes
o Répondre aux appels téléphoniques
o Accueil des clients
Vous participerez à la calculation et chiffrage :
o Ouverture des dossiers
o Prise de connaissance des appels d’offres, établissement de la liste des documents à rendre
o Demandes d’offres fournisseurs, sous-traitants, enregistrement des offres fournisseurs, sous-traitants
o Mise au propre complète du dossier, envoi dans les délais
o Suivi des listes (soumissions à recevoir, rendre et rendues)
Vous effectuerez la gestion de l’archivage des appels d’offres et support au projets :
o Aider les différents départements dans la planification et la coordination des projets en cours
o Préparer et distribuer les comptes rendus de réunion et autres documents nécessaires
o Préparer et exécuter la facturation des créanciers projets
o Préparer, réaliser et suivre la facturation client (MO)
o Diffusion des documents aux entreprises et mandataires
o Effectuer l’ensemble de la correspondance/devis, offre complémentaire suivi de chantier
o Gestion financière des chantiers (Messerli)
o Imputation des factures sur la « GED »
o Contrôler des attestations de solvabilité (SIAC)
Nos exigences :
- 5 ans d’expérience à un poste similaire en Suisse dans le secteur de la construction (architectes, Direction de Travaux, ingénieurs conseils, EG, gros- œuvre, second œuvre...)
- Diplôme d'employée de commerce ou dans le secrétariat
- Le français langue maternelle, anglais (un plus)
- Maitrise des outils bureautiques
- Maitrise de Messerli
- Maitrise de Baubit un plus
- Proactive, sens du service
- A l’aise avec différents types d’interlocuteurs, qui a le sens du contact humain,
- Sérieuse, rigoureuse, organisée,
- Sens pratique, volontaire
Suisse ou Permis valable
Résidence sur le canton de Vaud (région de Lausanne )
Type d'emploi : Durée indeterminée
Lieu du poste : En présentiel
Il ne sera pas donné suite aux candidatures ne correspondant pas aux exigences mentionnées. Nous garantissons une discrétion absolue dans l'étude des dossiers de candidature qui nous seront soumis.
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