Collaborateur·trice spécialisé·e en administration et organisation de cours 40-60%

HEKS in-fra est un programme linguistique et d’intégration pour femmes, hommes et enfants et propose dans le canton de Thurgovie des cours d’allemand à différents niveaux. Actuellement, il s’agit de 50 cours semestriels sur 4 sites (Arbon, Amriswil, Weinfelden et Kreuzlingen), dispensés par 20 responsables de cours langue et intégration. HEKS in-fra est également un institut d’examen fide qualifié.

Dès maintenant, pour un contrat à durée déterminée jusqu’au 31.12.2027 avec perspective de prolongation ou d’engagement à durée indéterminée, nous recherchons une ou un :

Tu es le pivot administratif et organisationnel du fonctionnement des cours. Tu veilles à ce que les données, informations et processus convergent de manière fiable, que l’administration fonctionne sans accroc et que les demandes soient traitées efficacement.

Voici tes principales tâches :

Administration des cours et gestion des données

• Tu coordonnes l’administration autour des participant·e·s et des cours, reçois les inscriptions aux cours et les enregistres dans le système.
• Tu communiques avec des instances externes et planifies l’offre de cours en collaboration avec des spécialistes internes. Tu gardes également une vue d’ensemble lors de changements et de nouvelles exigences.

Facturation et administration

• Tu prépares les facturations des cours, établis les factures et gardes un œil sur les paiements ainsi que sur les pendances ouvertes.
• Tu tiens le guichet et es la personne de contact pour les questions et demandes des personnes intéressées et des participant·e·s aux cours.

Coordination et collaboration

• En tant que pivot, tu travailles en étroite collaboration avec les participant·e·s, les instances référentes, les responsables de cours et les fonctions internes.
• Tu coordonnes les demandes, rassembles les bonnes personnes et veilles à ce que les informations circulent de manière fiable. 

Processus et développement

• Tu identifies les potentiels d’amélioration, apportes tes propres idées et aides à rendre les processus administratifs plus simples, numériques et efficaces.

• Tu es un talent organisationnel avec une bonne capacité de compréhension rapide et un bon sens des interconnexions.
• Tu travailles de manière autonome, structurée et très fiable et te sens à l’aise avec les données et les outils de travail numériques. La précision et la fiabilité sont pour toi une évidence.
• Tu es un·e joueur·se d’équipe, aimes collaborer avec des personnes et fonctions diverses et sais réunir différentes perspectives et besoins.
• Tu abordes les changements avec ouverture et flexibilité. Là où tout n’est pas encore défini ou rodé, tu vois des marges de manœuvre plutôt que des obstacles.
• Face à des intérêts divergents et des situations exigeantes, tu restes factuel·le, gardes l’objectif commun en vue et contribues de manière constructive aux solutions.
• Particulièrement lorsque les processus ou responsabilités changent, tu communiques de manière claire, fiable et amicale.
• Tu prends plaisir à co-développer de nouveaux processus, à créer de la structure et, avec le pragmatisme nécessaire, à veiller à ce que les solutions soient mises en œuvre et menées à terme.

• Un environnement de travail participatif et basé sur les rôles avec beaucoup de responsabilités et de marges de manœuvre dans l’organisation
• Une activité variée et responsable dans un contexte interculturel
• Un modèle d’horaires flexible et des conditions d’engagement modernes
• Une équipe engagée
• Un lieu de travail facilement accessible à Amriswil