Responsable des événements et des programmes (h/f/d)

À propos de cette offre

L’Université de Saint-Gall est un lieu de rencontre. Les événements sur le campus créent des espaces d’échange et d’apprentissage commun, bien au-delà du quotidien des études. Le bureau des événements crée les conditions pour cette convivialité : il est responsable des grands événements universitaires, des journées de remise des diplômes au Dies academicus en passant par le programme public, et constitue en même temps le point de contact central pour la planification, la coordination et l’autorisation des événements à l’université. L’équipe développe continuellement la gestion des événements à la HSG et collabore étroitement avec des partenaires à l’intérieur et à l’extérieur de l’université – afin que les événements rassemblent ce qui fait l’université : les étudiants, les chercheurs, le personnel, les anciens élèves et les invités, une communauté qui dépasse le campus.

Dans ce rôle polyvalent, vous contribuez activement à façonner la vie événementielle de la HSG :

• Vous planifiez et coordonnez des événements et conseillez les organisateurs internes et externes dans leur mise en œuvre en accord avec la stratégie et la mission principale de l’université.
• Vous agissez en tant que point de contact central pour les demandes d’événements internes et externes, évaluez leur faisabilité et coordonnez efficacement et de manière orientée service la gestion des demandes, des offres et des capacités.
• Vous prenez en charge la coordination autonome de projets événementiels sélectionnés et organisez des événements ponctuels – de l’idée au suivi.
• Vous planifiez, coordonnez et réalisez les conférences publiques, créant ainsi des rencontres entre l’université et le public.
• Vous concevez et coordonnez les programmes du programme public et assurez leur mise en œuvre en version imprimée et en ligne.
• Vous gérez les outils événementiels, développez le calendrier central des événements et contribuez à l’amélioration et à la numérisation des processus événementiels.
• Vous gérez les ressources et budgets attribués et assurez le traitement administratif des honoraires et factures.
• Vous évaluez systématiquement les événements, préparez les résultats et en déduisez des recommandations et des impulsions pour le développement de nos formats et processus.

• Formation achevée dans le domaine commercial ou en gestion d’événements (EFZ, HF, Bachelor) ou qualification équivalente
• Formation complémentaire en gestion d’événements ou de projets (par ex. gestionnaire d’événements avec certificat fédéral, CAS, certification en gestion de projets) un atout
• Au moins deux ans d’expérience professionnelle en gestion d’événements ou de projets, idéalement dans le milieu universitaire ou à but non lucratif
• Connaissances approfondies en planification d’événements, coordination des capacités et des ressources
• Expérience en gestion budgétaire et financière d’événements
• Connaissances des méthodes d’évaluation et de reporting
• Maîtrise de MS Office (notamment Excel, Outlook, Teams)
• Expérience avec des outils de planification d’événements et de réservation de salles
• Connaissances de Typo3 ou de systèmes de gestion de contenu comparables un atout
• Grand sens de l’organisation avec une approche proactive, structurée et orientée travail en équipe
• Forte orientation qualité, solution et service
• Résistance au stress et flexibilité, notamment lors de périodes à forte densité d’événements
• Compétences communicationnelles assurées en allemand et très bonnes connaissances en anglais
• Joie de travailler avec différents groupes d’interlocuteurs et de contribuer à la communauté HSG

"Un lieu qui crée le savoir" - En tant que l’une des principales universités économiques d’Europe, l’Université de Saint-Gall (HSG) s’engage dans la formation de plus de 10 000 étudiants et offre, en tant que l’un des plus grands employeurs de la région, un environnement attractif et innovant pour environ 3 800 collaborateurs dans la recherche, l’enseignement, la formation continue et l’administration."