Equilibre vie professionnelle - vie privée

Les stratégies pour une gestion efficace du temps au travail

Stress et tensions augmentent chez les salarié.e.s qui peinent à trouver un bon rythme de travail et à bien organiser leurs journées. Des solutions existent pourtant. Vous souhaitez pouvoir vous concentrer sur l’essentiel sans être systématiquement perturbé.e dans vos activités? Adoptez nos stratégies pour une gestion efficace du temps au travail et un meilleur ressenti vis-à-vis de votre profession!

Utiliser les modèles de gestion du temps à votre disposition

La première stratégie pour une gestion efficace du temps au travail s’appuie sur des modèles préétablis qui permettent de créer un planning adapté et de mieux gérer les heures au travail. Des priorités sont mises en avant avec une nécessité de trier les tâches à réaliser par pertinence et importance. Même si vous travaillez pour l’un des meilleurs employeurs romands, les journées peuvent être chargées et difficiles à appréhender. Pour autant, si votre souhait est d’améliorer votre productivité, vous n’aurez d’autre choix que de définir des lignes directrices et de classifier les tâches par ordre de priorité. Ce principe essentiel est la base: laisser de côté ou reporter les tâches superflues pour accorder plus de temps aux activités cruciales. Quelques minutes par jour suffisent pour réaliser un planning réaliste. Le fait de privilégier une nouvelle organisation de travail vous permet aussi de conserver votre bien-être et de ne pas vous sentir surmené, voire submergé.

Équilibrer vie professionnelle et vie privée

Effectuer des heures supplémentaires est nécessaire dans certaines circonstances mais cela ne doit pas devenir la norme. Vous devez aussi penser à vous en prenant des temps de repos. Déterminez donc à l’avance une limite claire à ne pas franchir! Si un travail ne peut être remis au lendemain, rester au bureau s’impose: ce manquement à vos obligations pourrait vous être reproché par votre hiérarchie. De la même façon, si vous visez une promotion, quelques efforts méritent peut-être d’être réalisés. Par contre, si la tâche est considérée comme non urgente, ne vous forcez pas à travailler jusque tard le soir pour la terminer.

Pour être plus efficace, forcez-vous à rester concentré.e sur votre travail et ne vous laissez pas distraire par vos collègues ou le téléphone qui sonne. En restant canalisé.e sur votre dossier en cours, vous gagnez du temps et terminez à l’heure.

Quelques stratégies pour gérer efficacement son temps de travail

Plusieurs stratégies, notamment mises au point par des analystes comportementaux, aident à organiser ses journées de travail:

• le timeboxing: cette stratégie est axée sur la gestion par blocs de temps. Une durée fixe est attribuée à chaque activité à réaliser. Le nombre d’objectifs est réduit grâce à la mise en place de plusieurs cycles de déroulement de projet;
• la matrice d’Eisenhower: ici les tâches sont hiérarchisées et classées en quatre catégories: les tâches urgentes et importantes, les tâches urgentes mais non importantes, les tâches importantes et non urgentes, les tâches secondaires ni urgentes, ni importantes;
• la liste de choses à faire (To-do-list): la technique consiste à lister l’ensemble des tâches à réaliser et d’utiliser un surligneur par ordre de priorité. Les tâches les plus importantes sont bien visibles en rouge, par exemple. Vous pouvez aussi numéroter chaque action;
• la méthode MoScoW: indiquez « M » pour les tâches qui doivent être effectuées, « S » pour ce qu’il faudrait accomplir si possible, « W » pour ce qui ne peut être réalisé, etc.

Adopter une autre routine de travail

Mettre en place l’une des stratégies pour une gestion efficace du temps au travail est simple et ne prend que peu de temps. Les techniques sont nombreuses et vous pouvez aussi en imaginer une en appliquant, par exemple, des codes couleurs ou en collant des gommettes. Pensez toutefois à prévoir des pauses entre chaque dossier ou projet et à vous détendre suffisamment pour éviter le stress.

Si vous bénéficiez d’horaires flexibles, essayez si possible d’organiser votre journée de travail la veille en prévoyant un temps supplémentaire en cas d’imprévu. Les nombreuses approches sur la gestion du temps de travail enseignent un point principal: bien effectuer son travail, c’est d’abord se respecter en se donnant le temps d’accomplir chaque tâche sans stress et en exécutant ses missions à son rythme.

Il est de votre intérêt de réfléchir en profondeur à votre façon de travailler: votre système de classement ou d’inscription dans les registres peut être à revoir pour vous permettre de gagner du temps, à moins que votre pause méridienne ne soit trop longue…

Quelques précisions sur les outils de gestion du temps de travail

Des logiciels ont été mis au point pour aider les salarié.e.s, cadres et leaders dans la gestion de leur temps de travail. Chaque heure travaillée est enregistrée. Des statistiques sont réalisées et un suivi permet de vérifier l’organisation sur la durée. Avec ce système, gérer ses activités professionnelles est plus simple au quotidien grâce à quelques manipulations en ligne. Les résultats sont automatiques en fonction des données entrées et vous pouvez programmer des alarmes pour vous rappeler l’urgence de terminer une tâche ou la fin de la pause. Innovants, les outils destinés à la gestion du temps se présentent sous diverses formes: en plus des logiciels, des solutions existent pour déléguer certaines tâches comme répondre au téléphone.

Enfin, sachez que vous ne pouvez pas être partout et si une mission chronophage vous absorbe, sollicitez un.e collègue ou un subalterne afin de participer à une réunion prévue à votre place. Si votre présence n’est pas indispensable, vous pouvez aussi simplement réclamer le compte-rendu pour vous informer des décisions prises.