Secrétaire de cadre hospitalo-universitaire - SMIG - 80%

Hôpitaux Universitaires de Genève

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  • Publication date:

    21 March 2024
  • Workload:

    10 – 90%
  • Contract type:

    Temporary
  • Place of work:

    Genève

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquantici.

Le Service de médecine interne générale (SMIG), rattaché au Département de médecine, prend en charge, sur les plans diagnostiques et thérapeutiques, des patients et patientes adultes présentant un problème ou une affection en lien avec lamédecine interne,ceci en collaboration avecles autres services des HUG, en particulier les services du Départementde médecine.

Secrétaire de cadre hospitalo-universitaire - SMIG - 80%

Vous assistez des médecins cadrespour la gestion et l'organisation administrative du service, dans les domaines cliniques, académiques et de recherches, en assurant l'interface entre les différentes filières professionnelles.

Vous organisez les rendez-vous, les séances et les séminairesen gérant l’agenda électronique des médecins cadres. Vous préparez les dossiers, rédigez les comptes rendus de séance etcoordonnez le suivi des décisions prises.

Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien, tant de manière autonome qu’en binôme secrétaire, les activités administratives en lien avec votre fonctiontelles que la gestion des horaires (VRH) des médecins cadres et de l'équipe des secrétaires, l’appui organisationnel pour la gestion des projets du SMIG (projets hospitalo-universitaires, rapport annuel d’activité du SMIG, suivi de la feuille de route du service), l’organisation des commissions d’engagement de médecins, la gestion administrative des fonds privés ou facultaires, l’organisation des congrès et colloques du corps médical, la gestion de dossiers juridiques ou en encore le suivi du budget alloué au service et à la recherche.

Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d’un secrétariat commepar exemple les commandes, les demandes d'engagement, de remboursement ou de formation.

Au sein de l’équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues secrétaires, en particulier la secrétaire du médecin-chef de service ainsi que la cheffe du secrétariat du service et l’équipe SMIG planning, et vous assurez une continuité de service lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile et diplomate.

Qualifications

Vous êtes titulaire d'un diplôme de l'Ecole supérieure de commerce et formation administrative supérieure de type brevet fédéral d'assistant ou assistante de direction.

Vous disposez d'une expérience réussie de 3 ans dans un poste similaire dans le milieu médical ou de la santé publique.

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La maîtrise de l'anglais niveau B1est un réelatout.

Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL standard/advanced sur Word, Excel, Powerpoint Outlook et/ou Web) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe et Requête Labo).

Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress de manière proactive.

Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité.

Informations supplémentaires
  • Entrée en fonction : à partir du 01.05.24 ou à convenir
  • Nombre de postes : 1
  • Taux d’activité : 80%
  • Classe de fonction : 12
  • Contrat : CDI
  • Délai de candidature : 05.04.2024
  • Demande de renseignements : Prof. J-L. Reny, chef du service de médecine interne, tél. 079 553 82 37

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.

Contact

  • Hôpitaux Universitaires de Genève

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