Published: 29 May 2024
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La DIRECTION DU SECRETARIAT GENERAL (DSG) constitue l'interface entre l'Exécutif et l'administration municipale. Elle est à la tête du Secrétariat général de la Ville de Genève, lequel remplit des fonctions d'état-major et d'appui stratégique. A travers ses Services, le Secrétariat général assure le support organisationnel, administratif et logistique, de même que le suivi des décisions du Conseil administratif et du Conseil municipal, traite les affaires juridiques du Conseil administratif, gère les archives de la Ville ainsi que l'information et la communication transversales, met en œuvre les relations extérieures de la Ville, organise les réceptions et événements protocolaires, et répond au public par le biais de l’Espace Ville de Genève.
Afin de compléter son équipe, la DSG recherche un ou une
Au sein de l’Unité réceptions, accueil et intendance, vous assistez et soutenez la gestionnaire de réceptions sur l’ensemble des tâches administratives liées à l’organisation des réceptions et repas officiels. Dans ce cadre, vous préparez les commandes relatives aux différents événements, vous coordonnez les bons à tirer entre la Centrale municipale d’achats et d’impression et les services demandeurs, vous assurez la gestion des invitations du Conseil administratif et vous prenez en charge les demandes liées aux activités de l’unité par téléphone et par courriel. D’autre part, vous représentez l’Unité lors de rendez-vous organisationnels en amont des événements, en coordonnant l’implication des différentes parties prenantes et vous assurez l’encadrement du personnel de service, sur délégation du Responsable d’unité. Enfin, vous participez à l’organisation des cérémonies pour les centenaires domicilié-e-s sur la Ville de Genève.
Votre profil :Vous êtes au bénéfice d’un CFC d'employé-e de commerce ou d’une formation jugée équivalente. Vous pouvez attester d’une expérience professionnelle de 2 à 5 ans, en lien avec la fonction. Vous disposez en outre d’une expérience avérée en organisation d’événements. Très à l’aise dans les relations humaines et d’excellente présentation, vous êtes doté-e d’une solide capacité d’adaptation et d’un esprit orienté solutions, vous possédez en outre un excellent esprit d’équipe. Organisé-e et flexible, vous possédez également une solide résistance au stress. Votre tempérament optimiste ainsi que votre sens de l’initiative vous permettent de garantir une grande polyvalence. Vous maîtrisez parfaitement le français tant à l'écrit qu'à l'oral et êtes doté-e d'une excellente capacité rédactionnelle.
Dans le cadre de sa politique d'égalité entre femmes et hommes, la Ville de Genève souhaite promouvoir la mixité dans tous les services de l'administration.