Gestionnaire administrative

Principales activités

Réceptionner, trier et distribuer le courrier, prendre en charge les envois postaux.

Contrôler, classer et archiver les différents documents : lettres, fichiers, commandes, rapports et les scanner pour les transférer ou les gérer électroniquement.

Rédiger, sur consignes, des écrits courants, des dossiers, des rapports, des procès-verbaux, de la correspondance.

Recevoir et orienter les clients ou le public, répondre au téléphone et assurer le suivi de la messagerie électronique de Écrire un email.

Vérifier régulièrement les comptes : factures et offres. Etablir mensuellement la liste des factures ayant un retard de plus de 30 jours. La liste des offres est à tenir à jour au fur et à mesure.

Etablir diverses statistiques.

Etablir les factures des interventions sur la base des offres ou des informations remises par la direction.

Etablir les documents liés à la réception d'une commande (facture incluant le calcul de la TVA et les frais d'envoi, bulletin de livraison, formulaire pour la douane, etc.);

Gérer les ressources matérielles courantes : tenir un petit économat et assurer les commandes internes de petites fournitures.

Alimenter, actualiser et sauvegarder les différentes bases de données (clients, commandes, fournisseurs, inventaire, etc.).

Compétences et aptitudes

Sens des responsabilités :

En toute circonstance, fait preuve du sens des responsabilités et respecte le secret professionnel.

Organisation du travail :

Organiser son activité de manière autonome, rationnelle, méthodique, fiable et efficiente. Faire preuve d’une grande rigueur dans l’exécution de ses tâches et respecter les délais impartis.

Adaptation, flexibilité :

Aptitude à s’adapter aux interlocuteurs, aux circonstances et aux changements de méthodes et outils de travail. Être flexible et disponible en fonction des circonstances.

Compétences bureautiques :

Exploiter les outils informatiques et numériques. Maîtriser les applications MS Office , en particulier Word. Excel et Powerpoint. Une expérience dans le logiciel Clipper serait un atout

Compétences relationnelles :

Faire preuve d’entregent et de cordialité´ tout en sachant être tenace et ferme. Être capable de travailler seul ou en équipe et rendre compte de son activité.

Collaborer à l’atteinte d’objectifs communs.

Relation avec les supérieurs hiérarchiques :

Respecter la voie hiérarchique et les processus décisionnels, agir avec loyauté, transmettre les informations concernant son activité´.

Proactivité :

Faire preuve d’une vision positive, aptitude à proposer des améliorations, trouver des solutions ou à innover.

Perfectionnement :

Être attentif à évaluer ses compétences, à les développer tant dans le savoir, le savoir-faire et le savoir être et le savoir devenir.

Expression :

S’exprimer oralement et par écrit de manière claire et précise.