Gestionnaire de dossiers au sein du Service académique (réf. 439 et 441)

La Haute école pédagogique du canton de Vaud assure la formation professionnelle des enseignant·e·s de tous les degrés de la scolarité. Elle conduit des travaux de recherche et de développement centrés sur les besoins de l'enseignement et de l'éducation. Elle propose des formations continues et avancées, ainsi qu'une palette de prestations, destinées à l'ensemble des professionnel·le·s de la formation.

Nous mettons au concours deux postes de

Gestionnaire de dossiers au sein du Service académique (réf. 439 et 441)

Entrée en fonction : 01.04.2026 ou à convenir
Taux d'activité : 50% ou 60%
Durée du contrat : contrat de durée déterminée
Niveau salarial : classe 6 ou 7 du RSRC de l'Etat de Vaud


Vos activités principales pour le poste de Gestionnaire de dossiers en classe 6 (réf. 439) consistent à :

- Gérer des tâches administratives en lien avec le traitement et la mise à jour des dossiers des étudiant·e· ;

- Préparer et transmettre les données de facturation des étudiant·e·s de la HEP Vaud et assurer le suivi du processus de facturation ;

- Gérer les dossiers d’immatriculation des étudiant·e·s. Constituer l’entier des dossiers CDIP (mesures compensatoires) ;

- Contribuer, selon les besoins, aux divers travaux du SAcad.

Vos activités principales pour le poste de Gestionnaire de dossiers spécialisés en classe 7 (réf. 441) consistent à :

- Informer et conseiller les candidat·e·s et les étudiant·e·s pour toutes les questions relatives à leurs parcours de formation et à l’organisation des études ;

- Assurer la gestion administrative du parcours de formation des étudiant·e·s et agir en tant que spécialiste du métier en étant le·la premier·ère interlocuteur·trice pour les demandes spécifiques ;

- Assurer la gestion des dossiers étudiant généraux et/ou complexes ainsi que toute mission confiée au service ;

- Collaborer à la gestion de dossiers et projets relevant des missions générales de la HEP Vaud et agir en tant que spécialiste du métier en contribuant sur des initiatives transversales au sien du Service académique.

Ces activités se déroulent au sein du Service académique.

Votre profil :

- CFC d’employé·e de commerce ou titre jugé équivalent ;

- Expérience professionnelle dans un poste administratif, idéalement dans le domaine de la formation au sein d’une haute école ou d’une université ;

- Aisance informatique et maîtrise des outils de bureautique ;

- Bonne maîtrise des outils financiers et de gestion administrative ;

- Bonne connaissance en termes de gestion de base de données informatiques (p. ex. CMS, IS-Academia) ;

- Sens du service et aisance dans le domaine de la communication, y compris via les supports numériques ;

- Excellente organisation et priorisation ;

- Excellente organisation et flexibilité liées aux pics d’activités ;

- Efficacité et rigueur dans l’accomplissement des tâches ;

- Esprit d’équipe et capacité d’intégration dans un espace de collaboration ouvert.

Dynamique, autonome, positif·ve, consciencieux·se sont des termes qui vous correspondent : n’hésitez pas à envoyer votre candidature !

Les cahiers des charges détaillés peuvent être consultés sur les liens ci-après :

- Cahier des charges classe 6

- Cahier des charges classe 7

Délai de postulation : 09.03.2026 (classe 6, réf. 439)

et jusqu’à ce que le poste soit pourvu (classe 7, réf 441)

Renseignements :

Mme Reena Maire, responsable du pôle administration au Service académique, reena.maire[at]hepl.ch, tél. 41 (0)21 316 06 97 (classe 6, réf. 439)

Mme Darlène Fernandes, responsable Pôle étudiant·e·s du service Académique, darlene.fernandes[at]hepl.ch, tél. 41 (0) 21 316 92 85 (sauf jeudi), (classe 7, réf. 441)

Remarque : Seul·e·s les candidates et candidats ayant postulé par le biais du site internet HEP Vaud seront pris en compte.

La HEP Vaud promeut la diversité de son personnel et assure l’égalité des chances.
www.hepl.ch