Assistant (e) administrative (60 à 70%)

About the job

Mission :

• Assurer la gestion administrative des cours et activités (gestion des inscriptions, gestion des salles, organisation des cours, etc.). Contribuer à l’élaboration du programme de cours
• Assurer l’accueil téléphonique et à la réception. Répondre aux demandes des clients avec courtoisie et précision. Traiter les demandes des formateurs et formatrices ainsi que des partenaires
• Elaborer et gérer les offres de cours privés et de cours pour entreprises
• Réaliser diverses tâches liées au secrétariat. Gérer les bases de données et fichiers d’adresses, assurer le classement et l’archivage
• Assurer les tâches liées aux finances et à la comptabilité
• Encadrer et superviser le travail de l’apprenti·e ou stagiaire
• Participer aux tâches de représentation de l’UPL
• Garantir la promotion de l’image de marque de l’Université populaire de Lausanne.

Profil :

• CFC d’employée de commerce. Dix ans d’expérience dans le domaine administratif
• Excellente maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, etc.)
• Aisance avec les outils informatiques : CMS, base de données. InDesign et réseaux sociaux, un atout. Usage d’un outil de comptabilité (winbiz, …)
• Excellente maîtrise de la langue française et de l’orthographe
• Bonne maîtrise de l’anglais (B2). Autres langues un atout
• Aisance dans les contacts, sens de l’accueil, empathie, courtoisie
• Polyvalence, sens de l’organisation, autonomie, rigueur, conscience professionnelle
• Capacité d’adaptation et flexibilité. Capacité à travailler en équipe. Résistance au stress
• Intérêt pour le domaine de la formation des adultes
• Engagement personnel auprès de l’institution

Nous vous offrons :

• un poste intéressant, stimulant et varié
• un travail au sein d’une petite équipe soudée
• des bureaux au centre de Lausanne

Horaires de travail correspondant à ceux d’une école du soir (en général jusqu’à 18h, permanence certaines fin de journées). Le travail se fera de préférence tous les jours ou à convenir.

Entrée en fonction: à convenir

Délai de postulation : 7 mai 2026. Merci de nous faire parvenir votre dossier complet en un pdf (CV, lettre de motivation, diplômes et certificats) via jobup. Seules les candidatures répondant aux critères indiqués et accompagnées d'un dossier complet recevront une réponse.