Réceptionniste - Collaborateur-trice administratif-ve (100%)

En votre qualité de Réceptionniste - Collaborateur-trice administratif-ve, vous avez pour mission d’assurer le bon fonctionnement de l’accueil de la clientèle. Vous avez la responsabilité d’enregistrer les demandes d’aides financières déosées au moyen du site internet, ainsi que de gérer toutes les actions administratives en lien avec la réception, plus précisément le courrier entrant (postal/électronique) et sortant (notifications et courriers-els standards). Ce poste ne permet pas un aménagement à temps partiel.

Responsabilité/attributions

• Assurer la réponse téléphonique et le bon fonctionnement du standard

• Gérer l’accueil de la clientèle ;

• Importer (portail électronique) et enregistrer les demandes d’aides financièes ;

• Assurer la réception et l’ouverture du courrier (case postale) ;

• Relire les préavis avant validation par les secrétaires généraux adjoints ;

• Gérer la relecture des notifications en l’absence des assistantes de direction ;

• Assurer l’édition et l’envoi des courriers standardisés (retour des aides financières non conformes) ;

• Préparer la salle de conférence pour les séances Président et Délégation ;

• Gérer les courriels entrants/sortants des boites électroniques genériques associées à la réception ;

• Préparer le courrier entrant destiné au secrétariat général (courrier, courriels, rapports d’activité,

  confirmations d’utilisation d’aide financière, Argus, etc.) ;

• Suivre le roulement des stocks/gérer l'économat ;

• Gérer les fleurs hebdomadaires (distribution et évacuation).

  Votre profil

• CFC d’employé-e de commerce ou titre jugé équivalent ;

• Expérience professionnelle de 5 à 10 ans au sein d’une fonction similaire ;

• Excellente maîtrise du français (oral/écrit) ;

• Très bonne maîtrise de l’anglais (oral/écrit) ;

• Connaissance d’autres langues étrangères un atout ;

• Bonnes compétences relationnelles et goût du travail en équipe ;

• Intèrêt marqué pour les secteurs social, culturel et pour la formation, ainsi que pour la protection

  de l’environnement.

  Nous offrons

• Un cadre de travail agréable et des outils de travail modernes

• Une activité avec du sens

• Une équipe soudée

• Une grande autonomie