Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter Empfang & Telefonzentrale 40-50%

Auf Sie kann man zählen - fachlich und menschlich?

Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter Empfang & Telefonzentrale 40-50%

Freuen Sie sich auf

• Attraktive und zeitgemässe Anstellungsbedingungen im GAV (wie beispielsweise: Minimum 30 Ferien/Freitage im Jahr, Überdurchschnittliche Pensionskassenleistungen: 2/3 der Pensionskasse Sparbeiträge werden von der Arbeitgeberin übernommen, Nichtberufsunfallversicherung (Beiträge: AN 2/3, AG 1/3)
• Attraktives und vielfältiges Weiterbildungsprogramm (internes Kursprogramm, Unterstützung von externen Weiterbildungen, Fach- und Führungsentwicklung)
• Exklusive Flottenrabatte bei diversen Fahrzeugherstellern
• TNW Verbund: U-Abo zu vergünstigtem Preis (Job-Ticket)
• Kostenloses Sportangebot innerhalb und ausserhalb des UPK Campus (wie bspw. Pilates, Power Yoga, Fitnessraum; Fitness Center vergünstigtes Angebot)
• Verschiedene Verpflegungsmöglichkeiten direkt auf dem UPK Campus
• Schönes Parkareal, ruhige Arbeitsumgebung
• Mehr finden Sie unter https://karriere.upk.ch/ihr-vorteil.html

Die Universitären Psychiatrischen Kliniken (UPK) Basel sind eine der führenden psychiatrischen Kliniken der Schweiz. Unser Ziel ist die stetige Verbesserung der Behandlung unserer Patientinnen und Patienten zur Erreichung ihrer bestmöglichen Lebensqualität.

Der Empfang ist die Visitenkarte der UPK und eine zentrale Drehscheibe im Klinikalltag. Die Mitarbeitenden des Empfangs sind erste Anlaufstelle für interne und externe Personen, erteilen Auskünfte, vermitteln Kontakte und übernehmen zentrale Schnittstellenfunktionen zwischen Patientinnen und Patienten, Besuchenden, Fachbereichen und externen Stellen.

Was Sie erwartet

• Wechselnde Arbeitszeiten innerhalb eines klar definierten Zeitrahmens (montags bis freitags zwischen 7.45 Uhr - 18.00 Uhr, 1 Samstagsdienst im Monat in der Zeit zwischen 10.00 Uhr - 17.00 Uhr)
• Sicherstellung eines freundlichen, professionellen Empfangs am Haupteingang
• Bedienung der Telefonzentrale und Bearbeitung des zentralen E-Mailpostfachs und der Direktionspost
• Erkennen, Bearbeiten und Weiterleiten komplexer interner und externer Anfragen (Zuweisende, Apotheken, Behörden usw.) unter Einhaltung des Datenschutzes
• Mitarbeit bei administrativen Aufgaben, z.B. Bestellung von Fahrkarten, Zutrittsregelungen, Materialverwaltung, Rechnungskontrolle und Ablage von Dokumenten
• Unterstützung bei Notfallsituationen inkl. Alarmierung und Koordination von Pikettdiensten (Alarmzentrale der UPK)
• Unterstützung bei der Einarbeitung und Nachinstruktion von Mitarbeitenden, Lernenden und externen Dienstleistern
• Mitwirkung bei der Umsetzung neuer oder angepasster Empfangsstandards
• Aktive Mitarbeit an der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Empfangsprozesse

Was Sie auszeichnet

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung sowie vorzugsweise Berufserfahrung in vergleichbarer Funktion
• Hohe Serviceorientierung und ein gepflegtes Erscheinungsbild, Belastbarkeit und Kommunikationsstärke im Umgang mit vielfältigen internen und externen Anspruchsgruppen
• Selbständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten, auch unter Zeitdruck und in anspruchsvollen Situationen mit Verständnis für Menschen in schwierigen Lebenssituationen
• Zuverlässigkeit, Genauigkeit und Verschwiegenheit im Umgang mit sensiblen Informationen
• Rasche Auffassungsgabe, lösungsorientiert mit Flexibilität im Umgang mit wechselnden Aufgabenstellungen
• Teamfähigkeit, Bereitschaft zur Zusammenarbeit und gegenseitigen Unterstützung, auch bei kurzfristigen Dienstübernahmen aufgrund Personalausfall
• Sehr gute Kenntnisse in administrativen Abläufen und IT-Systemen (MS Office, SAP, etc.)
• Versierte Kommunikationsfähigkeit in der Sprache Deutsch/Schweizerdeutsch sowie anwendungssichere Französisch- und Englischkenntnisse

Die unbefristete Stelle ist per 1. August 2026 oder nach Vereinbarung verfügbar. Die Einsatzplanung erfolgt gemäss den ausgeschriebenen Stellenprozenten in einer Wechselschicht.

Haben Sie Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne.

Weitere Fragen richten Sie bitte an Claudia Riesterer, Assistentin CEO und Leiterin Empfang, unter der Telefonnummer: +41 61 325 51 17. Für allgemeine Fragen steht Ihnen gerne Melanie Härtel, HR Business Partner unter der Telefonnummer: +41 61 325 53 60 zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Ihre Online Bewerbung.

Sie möchten sich einen ersten Einblick verschaffen? Dann schauen Sie sich gerne unseren virtuellen 360 Grad Rundgang auf unserem Lageplan an:

Direktionsgebäude - Empfang: https://tourmkr.com/F133qAfX0j/43990069p&325.41h&83.99t