Secrétaire technique / construction

Fondé en 1997, PHD Concept SA est un bureau d'architecture reconnu pour son expertise dans la conception de projets innovants et durables. Nous intervenons sur une large gamme de projets, allant de la conception architecturale à l’aménagement d’espaces, en passant par la gestion de la construction et l’ingénierie. Notre équipe met un accent particulier sur la personnalisation des solutions, répondant ainsi aux besoins spécifiques de chaque client tout en respectant les normes environnementales et esthétiques. Grâce à une approche collaborative, nous assurons une prise en charge complète de chaque projet, en garantissant qualité, rigueur et créativité à chaque étape de sa réalisation.

Secrétaire technique / construction

Mission

Assurer le soutien opérationnel, administratif et organisationnel de la Direction.

Être garant(e) de la bonne gestion de l’agenda, de la coordination des réunions, de la rédaction des documents et de la fluidité des échanges entre les parties prenantes internes et externes.

Assurer le bon fonctionnement du bureau de manière globale avec gestion des ressources matérielles.

Responsabilités et activités principales

Gestion administrative et organisationnelle

- Gérer l’agenda du directeur (rendez-vous, réunions, déplacements, événements)

- Organiser les réunions : convocations, préparation des dossiers, prise de notes, comptes rendus

- Assurer le suivi des dossiers, échéances et priorités

Communication et interface

- Rédiger et mettre en forme des courriers, rapports, présentations, factures, notes internes

- Assurer le relais d’information entre la direction, les collaborateurs, clients et prestataires

- Gérer les appels téléphoniques

- Gérer la boîte mail générale

Logistique et coordination

- Organiser les déplacements professionnels (réservations, notes de frais)

- Préparer les dossiers de réunions, comités, plans financiers, présentations

- Gérer les fournitures du bureau

Appui transversal

- Assurer un classement structuré des suivis de chantier

- Contribuer à des projets spécifiques ou à la coordination de services si nécessaire

- Suivre certains indicateurs, budgets ou tableaux de bord (selon le périmètre confié)

Profil

- Expérience : minimum 3 ans d’expérience dans un poste similaire, dans l’industrie du bâtiment

- Formation : CFC commerce ou équivalent

- Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

- Bonnes capacités rédactionnelles

- Sens de l’organisation et gestion des priorités

- Polyvalence, rigueur et autonomie

- Bon esprit d’équipe et de service

- Langues : français, anglais (intermédiaire)