Receptionist - Office Assistant 50 %

Une institution financière prestigieuse au centre de Genève qui rayonne à l'internationale.

Description

Vos responsabilités sont les suivantes:

• Réception:

Vous assurez l'accueil des clients, leur installation dans les salle de conférence et salons ainsi que la gestion des locaux et du service pour la clientèle -

Vous assurez la gestion du standard téléphonique du bureau

• Courrier:

Vous assurez la collecte du courrier à la boîte postale ainsi que sa distribution et le courrier interne.

Vous supervisez les DHL /Vélopostale

• Support administratif et tâches diverses:

Vous prenez en charge les photocopies/ fax pour le bureau.

Vous prêtez main forte sur diverses tâches ponctuelles comme des courses occasionnelles (banques, avocats, magasins divers) et la gestion du stock.

• Événementiel:

Vous prenez en charge l'organisation internes tels que des déjeuners, petits déjeuners et apéritifs divers

Vous vous chargez des réservations de salles, restaurants, traiteurs, etc.

Vous aidez les RH dans l'organisation d'événement clés de l'année ( fête de fin d'année, Noël, anniversaires importants et autres soirées d'entreprise).

• Communication externe:

Vous vous chargez de l'animation des réseaux sociaux (Instagram, Facebook, etc.) et mise à jour du site internet

Vous actualisez les brochures institutionnelles et de présentations PowerPoint.

• Caisses et gestion administrative:

Vous assurez les réapprovisionnement, la gestion des dépenses courantes ainsi que le classement des factures.

Profile

Votre profil est le suivant:

• Vous justifiez d'une expérience confirmée dans l'accueil VIP et de l'office management au sein d'une institution corporate à Genève.

• Vous possédez une excellente communication interpersonnelle en français et en anglais, avec une capacité à représenter l'institution de manière professionnelle et chaleureuse.

• Vous avez une rigueur organisationnelle et un bon sens des priorités, garantissant une gestion fluide des tâches administratives et de l'accueil.

• Vous êtes orientée service et êtes discrète, avec une réelle attention portée aux besoins des collaborateurs, clients et partenaires.

• Vous êtes proactive et flexible, permettant de vous adapter rapidement à un environnement dynamique et exigeant.

Job Offer

Un poste exposé, varié, en contact avec une clientèle haut de gamme, au sein d'une équipe bienveillante et stimulante. Votre environnement est dynamique, et en permanente évolution.