Membership Specialist Alumni Engagement (m/w/d)

Das Alumni Engagement Team im Stab Präsident konzipiert, realisiert und entwickelt die Alumniarbeit der ETH Zürich. Unser Ziel ist es, in Absprache und in engem Austausch mit der ETH Alumni-Vereinigung, ein attraktives Angebot für Alumni zu schaffen, die Verbindung zur ETH zu stärken und eine lebendige, globale Community zu aktivieren.

Sind Sie bereit, Teil unseres Teams zu werden und die Zukunft der ETH Alumni aktiv mitzugestalten? Ihr Stellenantritt ist per 1. Januar 2026 oder nach Vereinbarung möglich.

In dieser Rolle sichern Sie den reibungslosen Betrieb unserer Mitgliederprozesse, unterstützen die Mitgliederorganisationen (MOs) und stellen einen exzellente First-Level-Support sicher. Sie sind erste Ansprechperson für Mitglieder und Interessierte, verantworten die Datenqualität und unterstützen uns in der kontinuierlichen Weiterentwicklung der entsprechenden Prozesse.

• First-Level-Support & Triage: Betreuung der zentralen Info-Inbox und der Telefon-Hotline; qualifizierte Erstberatung, Triage und Weiterleitung von Anfragen; zeitnahe, serviceorientierte Antwortgebung.
• Mitgliederadministration: Bearbeitung von Beitritten, Mutationen und Kündigungen; Pflege und Qualitätssicherung der Mitgliederdaten (inkl. Dublettenprüfung).
• CRM & Superuser-Funktion: Superuser für die Alumni-Plattform (CRM); interner Support sowie Unterstützung der MOs; Schulungen/Guidelines und Ansprechperson für Systemfragen.
• MO-Support: Beratung und Begleitung der Vorstände der Mitgliederorganisationen der ETH Alumni Vereinigung zu operativen Prozessen (z. B. Raumreservationen, Abläufe, Guidelines) – lösungsorientiert und auf Augenhöhe.
• Dokumentation & Wissenstransfer: Pflege von Checklisten, Templates und Prozessdokumentationen; Sicherstellen, dass Wissen teamweit verfügbar ist.
• Kontinuierliche Verbesserung: Identifikation von Automatisierungspotenzialen (z. B. Bestätigungen, Self-Service), Mitwirkung an Daten-/IT-Projekten und Prozessoptimierungen.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung im Mitglieder- oder Kundenmanagement, idealerweise in einem Verband, einer NGO oder im Hochschulumfeld.
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, proaktive und zuverlässige Arbeitsweise; Freude an direktem Kontakt mit Mitgliedern und Ehrenamtlichen.
• Versierter Umgang mit CRM-Systemen und MS Office (insb. Excel); Erfahrungen mit Datenqualität, Dublettenbereinigung und Newsletter-Tools sind von Vorteil.
• Erfahrung im (IT-)Projekt- oder Anforderungsmanagement ist ein Plus.
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift sowie (sehr) gute Englischkenntnisse.
• Persönlich überzeugen Sie durch Schnelligkeit, Sorgfalt und Gelassenheit, behalten auch in Phasen mit hohem Anfragevolumen den Überblick und kommunizieren positiv und lösungsorientiert.

• Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt
• Ein breites Aufgabenspektrum und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen
• Ein engagiertes und hochmotiviertes Team, das Sie unterstützt
• Zeitgemässe Anstellungsbedingungen und flexible Arbeitszeiten mit Homeoffice-Möglichkeit
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Es erwarten Sie zahlreiche Vergünstigungen , wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, ein breites Sportangebot des ASVZ , Kinderbetreuung sowie attraktive Vorsorgeleistungen

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben
• CV
• Arbeitszeugnisse & Diplome

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Weitere Informationen über das ETH Alumni Engagement Team finden Sie auf unserer Webseite . Für Auskünfte stehen Ihnen Bernhard Hohl, Manager Operations und Projekte, E-Mail schreiben oder Sven Corus, Leiter Alumni Engagement, E-Mail schreiben (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.

Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich .