Assistant·e de direction

De manière polyvalente et proactive, l’assistant·e de direction offre un soutien administratif, logistique, organisationnel et rédactionnel, en anticipant et en répondant aux besoins des membres de la Direction générale (DIRGEN) et du Conseil d’administration (CA). Il·elle apporte soutien et expertise aux membres de la DIRGEN et à ceux du CA dans la réalisation des demandes et mandats confiés en garantissant la confidentialité des données. L’assistant·e de direction coordonne activement le suivi des projets stratégiques et opérationnels de la DIRGEN et du CA tout en élaborant et documentant ces projets de manière autonome ou en équipe pluridisciplinaire, selon les mandats spécifiques qui lui sont confiés. Force de proposition et d'amélioration continue, il·elle identifie activement les opportunités d'optimisation et propose des solutions innovantes pour renforcer l’efficacité globale de l'institution.

Dans le cadre de votre fonction vous serez amené/e à :

• Rédiger divers courriers conformément aux règles rédactionnelles internes et aux référentiels applicables (y compris traçabilité et archivage), en proposant de manière proactive des formulations adaptées et pertinentes.
• Rédiger divers procès-verbaux, dont certains sensibles, et en assurer la gestion (distribution, confidentialité, archivage, suivi des décisions).
• Rédiger divers documents en respectant la mise en page et la présentation en accord avec les règles rédactionnelles internes et l’identité visuelle du CNP.
• Réaliser et diffuser des communications officielles émanant de la DIRGEN et de ses états-majors.
• Actualiser le contenu des pages intranet en lien avec les activités de la DIRGEN et ses états-majors.
• Assurer l’accueil téléphonique et physique des demandes et des visites destinées aux directions et au CA.
• Organiser le classement et l’archivage des contrats, conventions, baux, et tenir à jour les répertoires dédiés ainsi que différentes listes utiles à la DIRGEN (fichiers d’adresses des parties prenantes internes et externes, groupes de distribution Outlook).
• Assurer la gestion du portefeuille des appartements thérapeutiques du CNP en veillant à faire le lien entre la gérance, la direction et les équipes soignantes.
• Traiter partiellement les demandes en lien avec les patient·e·s et les trier pour les rediriger vers les interlocuteur·rice·s adéquat·e·s.
• Gérer l'agenda des membres de la direction et fournir un soutien administratif pour la préparation et la réalisation de séances à la demande d'un membre de la DIRGEN.
• Gérer et vérifier les PEP des membres de la DIRGEN et de leur état-major, reporter les éventuelles anomalies au·à la directeur·rice responsable avant de procéder au bouclement.
• Contribuer à garantir et à soutenir le partenariat avec l'Etat de Neuchâtel, ainsi qu'avec les autres parties prenantes externes.
• Fournir un soutien administratif en lien avec les affaires juridiques.

Les compétences principales requises sont les suivantes :

• Être au bénéfice d’une formation reconnue d’assistant·e de direction ou titre jugé équivalent.
• Prendre spontanément et dans son champ de responsabilité, les dispositions susceptibles d’optimiser son action (prise d’initiative).
• Être au bénéfice d’une expérience de 5 à 7 ans dans un poste similaire.
• Connaître les principales règles et procédures encadrant l’activité de l’organisation et des instances de coordination et de décision (fonctionnement de l’organisation).
• Être capable d’identifier et de mettre en relation les éléments d’une situation, de les regrouper, en les structurant, en un ensemble concis, cohérent et compréhensible (esprit d’analyse et de synthèse).
• Faire preuve de retenue dans la divulgation d’informations et savoir en respecter la confidentialité (discrétion).
• Connaître les lois, les ordonnances, les règles, les normes, les conventions collectives, les réglementations diverses et déontologiques du domaine concerné (cadre légal et règlementaire).

Nous vous offrons

• L’accès à une fonction attrayante au sein des directions favorisant la co-construction et d’une institution prônant des valeurs d’ouverture, de confiance, d’humanité, d’excellence et d’innovation.
• Un environnement stimulant et collaboratif, au service d’une mission de santé publique, avec des conditions de travail régies par la CCT21, avec prestations sociales attractives.
• Une organisation du travail flexible
• Un lieu site historique d’exception en pleine nature, au bord du lac, à proximité des transports publics, de l’autoroute et des centres commerciaux, avec un parking et un service de restauration de qualité.
• Neuchâtel est une ville de taille idéale, très bien connectée, un environnement parfait pour les familles et les amateurs de nature.

Entrée en fonction : décembre 2025 ou à convenir

Lieu de travail : Site de Préfargier, 2074 Marin-Epagnier

Type de contrat : CDMax jusqu’au 30 juin 2026

Personne de contact : Eric Veya, Responsable du BPI, 079 905 07 20