Chef(fe) de projet - Conférence internationale du Travail 2025 (Affectation temporaire)

Grade: P5

No. du poste: CALL/P/2024/14

Date de publication: 3 mai 2024

Date de clôture (minuit, l'heure de Genève): 31 mai 2024

Job ID: 11935

Département: RELMEETINGS

Unité: OFFCONF

Lieu d'affectation: Genève

Type de contrat: Durée déterminée

Le BIT lance un appel à manifestation d'intérêt pour la position ci-dessus. Il s’agit d’une affectation de nature purement temporaire qui ne mène pas à une carrière au BIT. La durée est de 12 mois non renouvelable.

Le processus de sélection n'est pas soumis aux règles et procédures définies à l'annexe I du Statut du personnel du BIT.

Peuvent participer:

• Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel. Le Bureau facilitera la réaffectation temporaire d'un(e) candidat(e) interne sélectionné(e) à ce poste.
• Les candidats/tes externes. Un(e) candidat(e) externe sélectionné(e) recevra un contrat de type 4.2 (e).

Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont encouragé(e)s à postuler. Une attention particulière leur sera apportée au moment de la revue des candidatures et de l'évaluation.

Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées. Si vous vous trouvez dans l'incapacité de compléter le formulaire en ligne du fait d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

Les candidatures émanant de personnes qualifiées originaires d'Etats Membres non représentés ou sous-représentés ou d'Etats Membres amenés à le devenir prochainement d'après les prévisions relatives aux effectifs retiendront particulièrement l'attention. On trouvera la liste des pays concernés ici: ILO Jobs: Nationalités insuffisamment représentées

Introduction

Le Bureau international du Travail (BIT) est le secrétariat permanent de l’Organisation internationale du Travail (OIT). Chaque année, au moins de juin, les États Membres et les mandants de l’OIT se réunissent à la Conférence internationale du Travail, à Genève (Suisse). La Conférence rassemble environ 5 000 délégués de plus de 170 pays, y compris des ministres et des chefs d’État. Elle a habituellement lieu à l’Office des Nations Unies à Genève, également appelé «Palais des Nations». En raison de travaux de rénovation en cours au Palais des Nations, la Conférence se tiendra dans un autre lieu à partir de 2025. Le BIT a mis en place une équipe spéciale pluridisciplinaire chargée de définir les options possibles concernant le lieu de la Conférence en consultation avec les autorités du pays hôte, et souhaite recruter un(e) chef(fe) de projet pour appuyer l’organisation de la session de 2025.

Le poste temporaire est à pourvoir au sein du Service des relations officielles et de gestion des conférences (OFFCONF), qui relève du Département des relations, des réunions et des documents officiels (RELMEETINGS). RELMEETINGS assure aux organes directeurs de l’OIT (Conférence internationale du Travail, Conseil d’administration et réunions régionales) les services d’appui dont ils ont besoin et est chargé des relations officielles avec les États Membres.

Le/la chef(fe) de projet sera chargé(e) de coordonner tous les aspects ayant trait au changement du lieu où se tiendra la Conférence internationale du Travail, de la détermination, en consultation avec les autorités du pays hôte, des structures pouvant accueillir la Conférence à la définition concrète des besoins techniques en lien avec les responsables de la structure retenue et de tout autre fournisseur extérieur de services de gestion de conférences et de matériel de réunion. Le/la titulaire collaborera avec les membres de l’équipe spéciale pluridisciplinaire et tiendra la direction régulièrement informée de la mise en œuvre du projet. Il/elle contribuera à améliorer l’expérience des délégués à la Conférence, à renforcer l’impact de l’Organisation et à atteindre les objectifs évènementiels de la Conférence.

Le/la titulaire relèvera de la cheffe d’OFFCONF.

Tâches spécifiques

1. Collaborer avec l’équipe spéciale pluridisciplinaire pour définir le périmètre et les objectifs du projet, et planifier son travail, en associant tous les acteurs internes intéressés et en veillant à ce que tous les besoins techniques soient dûment pris en compte, notamment ceux concernant les espaces de bureaux, la logistique de réunion, l’audiovisuel, la sécurité, le matériel de bureau et toutes les installations de réunion.

2. Établir un plan de mise en œuvre du projet en utilisant un logiciel de gestion de projet spécifique.

3. Établir un budget de projet en veillant à l’allocation efficace des ressources et au respect des Règles de gestion financière. Autoriser l’imputation des dépenses liées au projet au budget du projet, en lien avec la direction et les autres départements du BIT responsables.

4. Garantir que tous les résultats du projet sont obtenus en temps et au niveau voulus et dans le respect du budget. Coordonner la contribution aux réalisations attendues de tous les départements et services internes du Bureau ainsi que celle des prestataires externes.

5. Contribuer à toutes les opérations d’achat nécessaires pour exécuter les activités du projet, et en assurer la coordination. S’assurer de la mise à disposition d’un lieu et de services, en étroite collaboration avec le Bureau des achats et contrats du BIT.

6. Mettre au point des outils de suivi pour rendre compte à la direction des progrès accomplis concernant les cibles du projet et lui fournir des informations connexes. Identifier les risques et remédier rapidement aux problèmes. Élaborer des plans d’urgence.

7. Mettre au point des supports d’information, de communication et de formation sur les réalisations attendues et les résultats obtenus dans le cadre du projet.

8. Préparer des notes d’information et des rapports réguliers sur les activités et les résultats assignés à l’équipe, y compris des points de situation réguliers pour l’équipe spéciale pluridisciplinaire du projet.

9. Assurer la liaison avec les fournisseurs externes et d’autres partenaires, et négocier avec eux. Résoudre les problèmes pour assurer la bonne exécution du projet.

10. Réaliser une évaluation a posteriori afin d’apporter des améliorations en continu en vue des manifestations suivantes et consigner les procédures opérationnelles du projet.

11. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Formation

Diplôme universitaire supérieur (master ou équivalent) dans le domaine de l’administration publique, de la gestion de conférences et d’évènements, des relations internationales, des relations publiques, de la gestion des entreprises ou de la gestion publique ou dans un autre domaine pertinent. Un diplôme universitaire de premier cycle (licence ou équivalent) dans l’un des domaines susmentionnés ou un autre domaine pertinent, assorti de deux années d’expérience professionnelle supplémentaires, en plus de l’expérience indiquée ci-après, sera accepté en lieu et place d’un diplôme universitaire supérieur.

Expérience

Au moins dix années d'expérience, notamment au niveau international, dans un domaine étroitement lié à la gestion de conférences. Expérience avérée de gestion de projets, notamment la conception et la mise en œuvre d’initiatives de gestion du changement faisant intervenir un large éventail de parties prenantes.

Langues

Excellente maîtrise de l’anglais ou du français et connaissance pratique de l’autre langue.

Compétences

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert les compétences suivantes:

Excellentes compétences interpersonnelles, tact et diplomatie, capacité d’influence, aptitude à gérer des situations complexes avec tact et à avancer vers un objectif commun. Discrétion absolue dans le traitement des questions confidentielles. Capacité avérée à assumer toutes les responsabilités, à agir avec intégrité et transparence en respectant les normes sociales, éthiques et organisationnelles, et à respecter ses engagements. Solides compétences analytiques (aptitude à effectuer une analyse des causes profondes, à formuler des recommandations et à suivre les résultats). Compétences confirmées en matière de gestion et d’encadrement et aptitude à mobiliser et orienter les individus et les groupes pour atteindre les objectifs fixés. Excellente faculté de communication orale et écrite, sens aigu de la communication et de la négociation et très bonne maîtrise des techniques de présentation. Sens de l’organisation et de la gestion du temps et aptitude à gérer les conflits de priorités. Aptitude à travailler efficacement en équipe et à construire des réseaux. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.

Processus de recrutement

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site de recrutement du BIT, ILO Jobs. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, pendant les 2 à 4 semaines suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.

En fonction de la localisation et de la disponibilité des candidats, des assesseurs et des membres des jurys d'entretien, le BIT se réserve le droit d'utiliser des technologies de communication comme Skype, la vidéo ou la téléconférence, l'email, etc afin de procéder à l'évaluation des candidats au cours des différentes étapes du processus de recrutement, y compris le centre d'évaluation, les tests techniques ou les entretiens.

Alerte à la fraude

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.