Vous êtes à la recherche d’un nouveau challenge ?

ValJob, active depuis 1995 dans le placement et les services en Ressources Humaines, est une société suisse leader, reconnue et appréciée pour la qualité de ses services et la haute performance de ses collaborateurs.
Nous recherchons pour l’un de nos clients le profil suivant :

Directrice du Foyer

Votre mission
Dans le cadre d'un remplacement, notre client un foyer d’accueil pour jeunes femmes, étudiantes et stagiaires, recherche une Directrice- qui aura pour responsabilité l'ensemble de la gestion opérationnelle, l’organisation et le développement du foyer.

Responsabilités

Administration et bureau
• Elle est responsable de la réception et de la qualité des services
• Gestion des offres et réservations (système de réservation Hogatex)
• Contrats de location
• Système de cartes à clé (Salto)
• Accueil, check in, introduction des locataires, facturation, check out, état des lieux au départ
• Maîtrise de la plateforme tourisme pour prélever la taxe touristique et celle de l’OCP pour annoncer l’arrivée et le départ de locataires (collaboration avec les autorités)
• Correspondance
• Elle veille à l’utilisation adéquate des appareils de bureau (PC, imprimante) et à ce que l’internet fonctionne dans la maison
• Assurances (annonce de dégâts et suivi) ; suivi cas de maladie et si nécessaire, annonce à l’assurance perte de gain
• Archivage
• Elle garantit le respect des normes en vigueur
• Elle répond rapidement aux réclamations et au plaintes des habitantes

Intendance
• Inventaire des aliments et des produits de nettoyage
• Commande d’aliments et de produits de nettoyage
• Commande des draps
• Organisation des changement des draps
• Gestion des déchets (Transvoirie) et organisation d’éventuels débarras

Gestion des locaux et du mobilier
• Veille et gère le bon fonctionnement des installations (entretien, propreté ou autres)
• Tiens une liste des entreprises
• Demande des devis
• Donne mandat à des entreprises
• Coordonne des travaux avec les ouvriers
• Procède si possible à des petites réparations
• Tiens un inventaire du mobilier
• Veille à l’entretien et à la réparation du mobilier
• Commandes ou achats divers (pour les chambres ou la maison en général)
• Décoration d’intérieur et d’extérieur
• La gestion des locaux se fait en étroite collaboration avec la régie responsable ainsi que la Société Immobilière de la Cour Saint Pierre.

Gestion du personnel
• La directrice s’occupe des ressources humaines (organiser, contrôler et superviser le personnel)
• Discussions avec le personnel concernant les contrats et d’éventuels avenants
• Planification des vacances et organisation du personnel remplaçant
• Introduction et encadrement d’auxiliaires de bureau (étudiantes)

Comptabilité et Finances
• Veille au budget, gère le foyer du point de vue économique et financier, selon les critères d’efficacité et économique
• Tient la comptabilité de l’association
• Collabore avec l’organe de révision
• Paiement des salaires et décomptes des charges sociales. Décomptes annuels (établissement des certificats de salaire) en fin d’année et prévisions concernant les assurances sociales et l’assurance perte de gain maladie
• Gestion des paiements/cartes de crédit
• Tenue de la caisse et des comptes
• Analyse des prix (des chambres) en rapport avec les finances en général
• Collaboration avec le trésorier pour ce qui concerne le budget et les informations à transmettre au comité

Relations publiques
• Donne au foyer une place compétitive parmi les institutions similaires à Genève
• La directrice soigne le contact avec d’autres institutions et foyers. Elle participe aux conférences des directeurs de foyers
• Tient à jour le site internet et les réseaux sociaux
• Relations avec différentes autorités

Vie communautaire
• Développer les activités du foyer
• Organisation de divers évènements comme des soirées de bienvenue, fête de Noël (avec invitation du comité et participation des habitantes), diverses animations

Sécurité
• Assurer la sécurité selon les normes et standards requis
• Tenir et afficher des listes avec les numéros d’urgence
• En collaboration avec le service incendie, organiser des soirées-exercice concernant l’alarme feu et la sécurité

Prise de poste 2024

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Pour assurer cette mission, vous possédez idéalement les compétences suivantes :

- CFC Commerce ou équivalent.
- Minimum 3 ans d'expérience dans la direction d’un foyer ou dans l’hôtellerie.
- Très bonne maîtrise des outils MS Office
- Souplesse, résilience, empathie
- Maîtrise du Français, l'Anglais et de l’Allemand, Suisse Allemand (un sérieux atout).
- Sens de l'organisation et gestion des priorités.
- Être force de proposition.
- Aptitude à travailler en équipe.
- Rigueur et précision.
- Capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés.
- Excellent sens relationnel, discrétion/confidentialité, diplomatie.
- Flexible et disponible