Office Manager à l’Institut d’Apprentissage Automatique avec un focus sur la Finance (h/f/d)

À propos de cette offre

Office Manager à l’Institut d’Apprentissage Automatique avec un focus sur la Finance (h/f/d)

Le Language, Reasoning and Education Lab fait partie de l’Institut d’Apprentissage Automatique et appartient au Département d’Informatique de l’ETH Zurich. Il offre un environnement de travail international, dynamique et exigeant.

Dans ce poste varié, vous soutenez le professeur et son équipe dans les tâches administratives et organisationnelles, en assumant un rôle de coordination important avec un champ d’activités polyvalent. De plus, vous prenez en charge la gestion financière administrative d’une autre professeure au sein du même institut. Vous aurez une mission passionnante avec beaucoup d’autonomie dans un environnement ouvert et dynamique. Vous ferez également partie de l’équipe administrative de l’institut.

Le poste est initialement limité à un an. Une prolongation ainsi qu’une augmentation du taux d’occupation sont possibles. Dans le cadre d’ajustements futurs de la répartition des tâches et responsabilités, le champ d’activités peut également évoluer. Le début du poste est prévu pour le 1er septembre 2026 ou selon accord.

Description du poste

Gestion du personnel :

• Vous accompagnez les entrées et sorties, conseillez les groupes de recherche et les professeurs sur diverses questions administratives et gérez les modifications du personnel
• Vous prenez également en charge les invités académiques

Gestion financière :

• Vous êtes responsable de la gestion des fonds et des budgets, coordonnez les factures et les notes de frais et gérez les projets y compris le reporting
• Gestion financière d’une autre chaire au sein du même institut

Événements :

• Planification et organisation d’événements

Travail en équipe au sein de l’institut :

• Participation active à l’équipe administrative pour la planification et la mise en œuvre communes d’événements et pour une communication efficace au sein de l’institut

Profil

• Vous possédez une formation commerciale ou équivalente et au moins 2-3 ans d’expérience professionnelle, idéalement dans le milieu universitaire
• Vous travaillez avec soin, avez le sens du détail et gardez une vue d’ensemble même dans des situations complexes
• Une bonne capacité d’assimilation et de la flexibilité vous aident à gérer efficacement les tâches quotidiennes
• Le travail en équipe vous plaît. Grâce à votre grande compétence sociale et vos aptitudes en communication, vous contribuez à une atmosphère positive et collégiale. Vous identifiez les problèmes et défis et contribuez à les adresser.
• Vous êtes engagé, autonome, responsable et travaillez de manière proactive
• Vous maîtrisez l’allemand avec aisance et disposez d’excellentes connaissances en anglais – la communication au sein de l’institut se fait principalement en anglais

Nous offrons

• Votre métier avec impact : Devenez membre de l’ETH Zurich, qui soutient non seulement votre développement professionnel, mais contribue aussi activement à des changements positifs dans la société
• Vous êtes intégré tant dans votre groupe de travail (professeur, postdoctorants, doctorants) que dans l’équipe administrative de l’institut et du département. Un échange régulier est encouragé et règne une atmosphère de soutien et d’ouverture
• Après accord avec votre supérieur, vous pouvez répartir votre temps de travail entre bureau et télétravail. Les familles et situations particulières sont prises en compte.
• L’ETH Zurich offre de nombreuses formations et possibilités de perfectionnement
• Avantages tels que abonnements transports publics et covoiturage, large offre sportive de l’ASVZ , garde d’enfants, etc.
• Prestations de prévoyance attractives via le régime de prévoyance PUBLICA

Travailler, enseigner et rechercher à l’ETH Zurich

La diversité et la durabilité nous tiennent à cœur

Conformément à nos valeurs , l’ETH Zurich soutient une culture inclusive. Nous promouvons l’égalité des chances, valorisons la diversité et entretenons un environnement de travail et d’apprentissage où les droits et la dignité de tous les collaborateurs et étudiants sont respectés. Sur notre site web sur l’égalité des chances et la diversité , vous découvrirez comment nous assurons un environnement juste et ouvert où chacun peut se développer et s’épanouir. La durabilité est une valeur centrale pour nous – nous travaillons de manière cohérente à un avenir climatiquement neutre.

Curieux ? Nous aussi.

Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature en ligne avec les documents suivants :

• Lettre de motivation
• Curriculum vitae
• Certificats

Veuillez postuler exclusivement via le portail de candidature en ligne. Les candidatures par e-mail ou par courrier postal ne seront pas prises en compte.

Pour plus d’informations sur l’Institut d’Apprentissage Automatique, veuillez consulter notre site web , le site du groupe du professeur Sachan est disponible ici . Pour toute question, Mme Patrizia Napoli est à votre disposition (tél. 044 633 85 56 / e-mail patrizia.napoli@inf.ethz.ch - pas de documents de candidature).

Nous tenons à préciser que la présélection est effectuée par les recruteurs responsables et non par une intelligence artificielle.

Pour les agences de recrutement, les CGV de l’ETH Zurich s’appliquent.

À propos de l’ETH Zurich

L’ETH Zurich est l’une des meilleures universités techniques et scientifiques du monde. Nous sommes reconnus pour notre enseignement d’excellence, notre recherche fondamentale pionnière et le transfert direct des nouvelles connaissances vers la société. Plus de 30 000 personnes issues de plus de 120 pays trouvent chez nous un environnement qui favorise la pensée autonome et un climat qui inspire l’excellence. Au cœur de l’Europe et connecté mondialement, nous développons ensemble des solutions pour les défis globaux d’aujourd’hui et de demain.