Coordinateur Administration de Bureau & Finances (disponible immédiatement)

À propos de cette offre

À propos de nous

Bacula Systems est une entreprise suisse de logiciels fournissant ses produits à certaines des plus grandes et prestigieuses entreprises et organisations du monde. Notre produit principal, Bacula Enterprise Edition, assure la sécurité de ces organisations en sauvegardant leurs données, où qu'elles se trouvent, et en leur permettant de les restaurer en cas d'attaque externe sur leurs systèmes informatiques, de défaillance d'un composant ou simplement d'erreur humaine lorsqu'une suppression a eu lieu alors qu'elle n'aurait pas dû.

À propos du poste

Nous recherchons un coordinateur Administration de Bureau & Finances proactif et soucieux du détail pour soutenir le bon fonctionnement de notre bureau et des activités administratives. Ce rôle polyvalent combine administration de bureau, support financier, coordination de formations et d'événements, ainsi que collaboration avec des sociétés du groupe à l'international. Le poste offre une grande flexibilité de télétravail et convient idéalement à un professionnel très organisé, autonome, avec un fort sens des responsabilités, d'autonomie et de maturité professionnelle. Bien que tous les candidats qualifiés soient encouragés à postuler, une préférence sera accordée aux personnes basées dans la région d'Yverdon-les-Bains ou à une distance raisonnable pour faciliter les réunions en personne, la collaboration avec l'équipe locale et la participation aux événements de l'entreprise.

Responsabilités clés

Administration de bureau

• Coordonner les opérations quotidiennes du bureau et les activités administratives.
• Maintenir les dossiers des employés, les profils du personnel et les données organisationnelles dans Odoo.
• Enregistrer, suivre et rapporter les soldes de congés, absences et vacances des employés dans Odoo.
• Gérer les fournitures de bureau, les prestataires de services et les ressources du lieu de travail.
• Préparer des rapports et fournir un support administratif à la direction et aux parties prenantes internationales.

Formation clients & événements

• Coordonner les sessions de formation clients, les réunions et les événements d'entreprise.
• Organiser les lieux, les déplacements, l'hébergement, la restauration et la logistique associée.
• Gérer les inscriptions, les communications et les supports de formation.

Administration financière

• Préparer les factures clients et suivre les comptes clients.
• Relancer les paiements en souffrance et tenir à jour les dossiers de facturation.
• Examiner, vérifier et traiter les factures fournisseurs, les notes de frais et les documents justificatifs.
• Assister aux activités comptables de fin de mois et de fin d'année.

Systèmes & reporting

• Maintenir des données administratives et financières précises dans les systèmes d'entreprise.
• Préparer des rapports, analyses et rapprochements.
• Soutenir l'amélioration continue des processus administratifs et financiers.
• Fournir un support pour l'optimisation, la maintenance et l'utilisation efficace du système ERP Odoo afin d'améliorer l'efficacité opérationnelle et la précision des rapports.

Profil

• Diplôme commercial ou expérience professionnelle équivalente.
• Expérience préalable en administration de bureau, administration financière, support comptable ou rôle similaire.
• Excellentes compétences organisationnelles avec la capacité de gérer plusieurs priorités.
• Grande attention aux détails et précision.
• Compétences avancées en Excel et bonne connaissance de Microsoft Office. Expérience avec les systèmes ERP, idéalement Odoo.
• Maîtrise du français et de l'anglais.
• Capacité à travailler de manière autonome et à collaborer efficacement dans un environnement international.
• À l'aise avec le télétravail et le travail indépendant, avec de solides compétences organisationnelles, maturité professionnelle et sens des responsabilités.

Ce que nous offrons

• Poste permanent (80%).
• Rôle varié combinant administration, finances et coordination.
• Environnement de travail international et collaboratif.
• Bureaux modernes à Yverdon-les-Bains.
• Opportunité de contribuer à une organisation en croissance et dynamique.

Cette description de poste vise à décrire la nature générale et le niveau de travail effectué. Elle ne constitue pas une liste exhaustive de toutes les tâches, responsabilités ou activités. Des tâches et responsabilités supplémentaires peuvent être assignées selon les besoins de l'entreprise.