Employé de commerce

À propos de cette offre

Mission générale

La personne titulaire du poste assure un soutien administratif, organisationnel et opérationnel au sein de l’apiah. Elle contribue au bon fonctionnement du secrétariat patronal, à la qualité du service rendu aux membres ainsi qu’à la coordination des activités internes et externes de l’association. Elle intervient également dans le suivi des dossiers, la gestion des communications, l’organisation d’événements, la mise à jour des outils numériques et le traitement de demandes spécifiques, notamment en lien avec Prevhor, les membres et les partenaires de l’association.

Activités principales

• Assurer l’accueil téléphonique et le traitement des demandes générales adressées au secrétariat.
• Préparer, rédiger, relire et mettre en forme des courriers, courriels, circulaires, procès-verbaux, rapports, documents internes et supports de séance.
• Participer au suivi administratif des membres, notamment à la mise à jour des bases de données, au recensement du personnel et aux informations liées aux affiliations.
• Traiter, suivre et classer les demandes en lien avec les remboursements et certificats Prevhor, en relation avec les bénéficiaires, les entreprises et les partenaires concernés.
• Contribuer à l’organisation d’événements, séances, assemblées générales et rencontres institutionnelles, y compris la coordination avec les prestataires externes.
• Assurer la gestion documentaire, le classement numérique et le suivi des dossiers administratifs, techniques ou immobiliers.
• Mettre à jour les contenus du site internet, de l’espace membre et des canaux de communication numériques de l’association.
• Participer à l’amélioration des processus internes, notamment dans les domaines administratifs, informatiques, documentaires et de communication.
• Collaborer à la préparation de présentations, tableaux de suivi, supports de communication et documents de synthèse pour les organes de l’association.
• Participer à la préparation, au suivi et au contrôle de la facturation, notamment en lien avec les cotisations, prestations, événements ou refacturations, en coordination avec la personne responsable de la comptabilité.
• Assurer un soutien ponctuel aux opérations comptables, administratives et logistiques selon les besoins du secrétariat.

Compétences requises

• Formation d’employée de commerce CFC ou titre jugé équivalent
• Expérience dans une fonction administrative polyvalente, idéalement au sein d’une association, d’une organisation patronale, d’un secrétariat de direction ou d’un environnement institutionnel.
• Excellentes capacités rédactionnelles en français, avec une attention particulière portée à la précision, au ton associatifs et à la qualité formelle des documents.
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques usuels, des environnements collaboratifs.
• Aisance dans l’utilisation et la mise à jour de contenus numériques, notamment site internet, espace membre ou supports de communication.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers, à respecter les délais et à prioriser les tâches.
• Sens de l’organisation, rigueur, autonomie et discrétion dans le traitement des informations.
• Orientation service, entregent et aptitude à communiquer avec des interlocuteurs variés : membres de direction, personnel des ressources humaines, bénéficiaires de prestations, prestataires, organes de l’association, personnel des syndicats.

Compétences linguistiques

• Maîtrise parfaite du français oral et écrit.
• Bonnes compétences en allemand, à l’oral comme à l’écrit, permettant de traiter des demandes de membres ou partenaires germanophones, de comprendre des documents administratifs ou institutionnels et de rédiger des réponses simples à intermédiaires.
• La capacité à relire, adapter ou préparer des communications bilingues français-allemand constitue un atout important.

Qualités personnelles attendues

• Rigueur, fiabilité et sens des responsabilités.
• Esprit d’initiative et capacité à proposer des améliorations pratiques.
• Polyvalence et flexibilité dans un environnement associatif de petite structure.
• Discrétion, loyauté et respect de la confidentialité.
• Capacité à travailler en équipe tout en assumant des tâches de manière autonome.
• Sens du contact et qualité d’accueil, avec une posture professionnelle adaptée aux interlocuteurs institutionnels et aux membres.

Positionnement dans l’organisation

La fonction est rattachée au secrétariat patronal de l’apiah et travaille en collaboration directe avec la secrétaire générale ainsi qu’avec les collaboratrices et collaborateurs de l’association. Elle implique des contacts réguliers avec les entreprises membres, les partenaires institutionnels, les prestataires externes et, selon les dossiers, les organes de l’association.

Entrée en fonction

De suite ou à convenir