Subordination: rapporte directement au « Security & General Services Manager »
Taux d’activité: 100%
Type de contrat: Contrat à durée indéterminée - Entrée en fonction: ASAP
Accueil et réception
o Accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs, information aux collègues
de leurs arrivées/départs et tenue des registres de visite
o Logistique et support pour les réunions (réservation et tenue des salles de conférence,
préparation du matériel et des supports etc.)
o Gestion du standard téléphonique, transfert des appels, prise des messages
o Respect des règles de sécurité émises par le responsable du département
Catering
o Gestion du catering pour les visiteurs et la Direction (boissons, commandes, repas,
services, installations et débarrassages) en garantissant un service haut de gamme
o Maintien de la cafétéria dans un état impeccable et accueillant
Support administratif aux départements
o Classement et archivage de documents
o Assurer les divers besoins du bureau en contactant les fournisseurs dédiés et les sociétés
de service : économat, commandes, réception
o Suivre les commandes de l’économat pour les ateliers de production (stock, horlogers)
o Contrôler le budget de l’économat et fournir au responsable du département des analyses
et des suggestions pour améliorer le ratio « qualité/prix » du matériel et des services
o Organisation de l’agenda du Comité de direction sur demande
o Assister le personnel dans la commande des billets et réservations pour leurs voyages en
respectant les procédures internes
o Mobilisation sur d’autres projets administratifs
Ressources humaines
Assister le CFO dans la gestion administrative des tâches suivantes :
o Calendrier des absences/vacances de l’entreprise
o Transmission, contrôle et classement des certificats médicaux des employés
o Contrôle et mise à jour du système de pointage du personnel
o Préparation de l’accueil des nouveaux employés
o Support dans le cadre de recrutements (publication des annonces, suivi des rendez-vous,
et réponses aux candidats)
o Gestion des documents liés à l’embauche et au départ des collaborateurs
Compétences requises
Expérience minimum 5 ans dans un poste similaire
Confidentialité et discrétion absolues
Organisation et respect des procédures
Service client
Communication (excellentes compétences orales et rédactionnelles en Français et Anglais)
Esprit d’équipe
Respect des délais
Flexibilité et gestion des imprévus
