Mitarbeiter/in Sekretariat der Ombudsstelle

Zentrale Anlaufstelle: Es erwartet Sie ein vielfältiges Aufgabengebiet. Als erste Anlaufstelle sind Sie unser Aushängeschild für Klientinnen/Klienten und beantworten kompetent und freundlich Fragen am Telefon, per E-Mail und am Empfang.

Organisation, Triage und Beratung: Sie klären die Anliegen der ratsuchenden Personen und organisieren die Gespräche mit der Ombudsfrau oder dem Ombudsmann. Sie beraten unsere Klientinnen/Klienten in einfachen Angelegenheiten oder leiten sie an die richtige Stelle weiter.

Administration: Sie sind verantwortlich für die administrativen Aufgaben rund um die Klientengespräche, führen das Sekretariat in seiner ganzen Vielfalt, pflegen die Webseite und unterstützen die Stellenleitung in organisatorischen und administrativen Belangen.

Erfahrung: Sie verfügen über mindestens 5 Jahre an Berufserfahrung im Bereich Sekretariat, Administration oder einem ähnlichen Tätigkeitsfeld.

Persönlichkeit: Wir suchen eine zuverlässige und belastbare Persönlichkeit, mit einer raschen Auffassungsgabe. Sie arbeiten gerne selbständig, exakt und denken vernetzt. Diskretion ist für Sie selbstverständlich und Sie haben gerne Kontakt mit Menschen.

Ausbildung: Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie fundierte IT-Anwendungskennnisse (Office, Datenbank). Sie haben ein gutes Allgemeinwissen über die Institutionen im Kanton Basel-Stadt.

Sprache: Deutschsprachige Korrespondenz beherrschen Sie stilsicher. Fremdsprachen wären von Vorteil.

Die Ombudsstelle des Kantons Basel-Stadt vermittelt als unabhängige Beschwerdestelle bei Konflikten zwischen der Bevölkerung und der kantonalen Verwaltung. Sie untersucht vorgebrachte Anliegen und prüft, ob die Ratsuchenden von der Verwaltung rechtmässig und verhältnismässig behandelt werden. Die Ombudsstelle ist neutral, allparteilich und unabhängig. Die Beratung ist kostenlos und absolut vertraulich. Das Engagement der Ombudsstelle unterstützt die Beteiligten beim Finden von fairen Lösungen.

Wir sind ein kleines Team in einer lebhaften Institution und unser Büro liegt mitten in der Altstadt. In unserem Sekretariat arbeiten Sie im Job-Sharing jeweils am Montag und Dienstag ganztags, sowie am Mittwoch halbtags. Bei Ferienabwesenheiten im Sekretariat sind Sie bisweilen auch flexibel bei Ihren Arbeitstagen.