Assistant Administratif

À propos de cette offre

Fondée en 1927, SICPA est une entreprise technologique privée suisse qui soutient la bonne gouvernance et la prospérité à long terme des nations.

SICPA donne le rythme de la souveraineté, permettant aux gouvernements de protéger leurs citoyens, leurs actifs souverains et leurs économies. Réputée pour sécuriser la majorité des billets de banque dans le monde, SICPA opère sur cinq continents. Aujourd’hui, notre plateforme pour la souveraineté offre des solutions intégrées protégeant la mobilisation des recettes, les ressources naturelles, la santé, la protection des marques ainsi que la souveraineté numérique et les services publics sécurisés. 

Pour notre Département Commercial, nous recherchons une personne très organisée, proactive et orientée service :

Assistant Administratif (temps plein, CDI)

RÔLE

• Gérer des déplacements internationaux complexes, coordonner les itinéraires et optimiser les plannings en fonction des agendas des collègues
• Coordonner les demandes de visa et autres formalités administratives liées aux voyages, en veillant à ce que tous les documents nécessaires soient préparés et soumis en temps utile
• Coordonner les visites sur site pour les clients et prospects, en assurant une logistique sans faille, incluant les agendas, les salles de réunion, l’hébergement, le transport et les réservations de restaurants
• Garantir une expérience visiteur fluide et professionnelle de l’arrivée au départ
• Gérer les calendriers de manière autonome, coordonner les plannings, prioriser les demandes et anticiper les conflits potentiels
• Organiser les réunions internes et externes, les conférences téléphoniques et les ateliers
• Préparer les ordres du jour, coordonner les documents nécessaires et soutenir les actions de suivi
• Préparer et rapprocher les rapports de frais et de voyages avec précision et dans les délais
• Fournir un support administratif quotidien à plusieurs équipes
• Gérer les demandes d’achats et les factures
• Préparer des documents, présentations et rapports en utilisant les outils Microsoft Office
• Maintenir des archives précises et assurer une organisation efficace des documents

PROFIL

• Expérience avérée en tant qu’Assistant Administratif supportant plusieurs équipes ou parties prenantes, idéalement dans un environnement international
• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps, avec une grande attention aux détails et la capacité de gérer plusieurs priorités
• Proactif et orienté service, capable d’anticiper les besoins, de prendre des initiatives et de travailler de manière autonome
• Excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles, avec un comportement professionnel
• Flexible et adaptable, capable de rester calme et efficace dans un environnement dynamique
• Haut niveau de confidentialité, discrétion et fiabilité
• Esprit pratique, orienté solutions avec une forte initiative
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Word et PowerPoint)
• Une expérience avec SAP est un avantage
• Connaissance des règles de savoir-vivre professionnel et des meilleures pratiques en hôtellerie est un plus
• Maîtrise du français et de l’anglais ; toute langue supplémentaire est un atout
• Attitude positive et fort esprit d’équipe

REJOIGNEZ-NOUS !

• Notre succès repose sur nos collaborateurs hautement qualifiés et talentueux
• L’entrepreneuriat respectueux et une vision à long terme sont les clés de notre réussite
• Nos collaborateurs contribuent à un monde plus sûr
• La diversité à tous les niveaux de notre organisation est une force