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9 erreurs à éviter en réunion

Un mal nécessaire pour certains, un moment de rencontre important pour d’autres: il est bien question ici des réunions. Il y a toutefois des principes et des comportements à éviter en réunion si vous ne voulez pas vous attirer la colère des autres participants. Ces 9 éléments en font partie:

 

1. Vous laisser distraire par votre smartphone

Grâce aux applications de productivité et aux to-do lists, il est possible de garder une bonne vue d’ensemble de la situation et la réception constante d’emails permet de fixer rapidement la prochaine réunion et de répondre sur le champ. Y compris pendant les réunions. On utilise son smartphone en moyenne 53 fois par jour pour chatter ou utiliser une application. Si vous apportez votre smartphone en réunion, vous vous laisserez donc très probablement distraire. Le plus simple est de le laisser sur son bureau: vous êtes de toute façon occupé lorsque vous êtes en meeting.

2. Arriver en retard à la réunion

Selon l’adage, « être à l’heure, c’est déjà être en retard ». C’est d’autant plus valable en Suisse, non seulement pour les rendez-vous avec des amis, mais également – et surtout – pour les réunions professionnelles. Il va de soi qu’il faut arriver à l’heure à une réunion. C’est une question de respect mutuel car les autres participants ont certainement d’autres choses à faire qu’attendre après vous.

3. Arriver mal préparé

Les réunions servent à déterminer des processus, à trouver des idées, à former les participants ou à les informer des nouveautés. En principe, une réunion a un thème qui vous est communiqué à l’avance et vous devriez vous renseigner sur le sujet afin de tirer profit de la réunion et d’y participer. Vous pourrez également poser des questions spécifiques pour lever toutes les incertitudes. A l’inverse, si vous ne vous renseignez pas à l’avance, il sera difficile de poser des questions pertinentes, qui vous permettraient d’avancer.

4. Ne pas prendre de décisions

Les réunions n’ont d’utilité que si elles mènent à des décisions. Il faut au minimum décider qui fait quoi jusqu’à quand et avoir le courage de prendre ces décisions. Lors des réunions, les participants ont souvent tendance à éviter de prendre des décisions ou de prendre leurs responsabilités, comme l’ont constaté Annegret Bolte, Judith Nuemer et Stephanie Porschen dans leur travail « Die alltägliche Last der Kooperation » [Le poids quotidien de la coopération].

5. Ne pas prendre de notes

L’issue des discussions et les décisions prises doivent être tenues ou mises en œuvre. Pour ce faire, il est recommandé de noter les détails et les tâches à réaliser. Si vous ne vous souvenez pas des tâches à accomplir discutées en réunion, vous ne pourrez pas les réaliser. Utilisez donc un bloc-notes traditionnel plutôt que votre smartphone car le risque de distraction est trop élevé (voir point 1).

6. Discuter de sujets qui ne concernent pas les autres

Lors de réunions avec plus de deux personnes, on discute de choses qui concernent tout le monde. Cela peut vite devenir agaçant lorsque deux personnes discutent de différends personnels ou de détails d’un projet qui n’intéressent aucun autre participant. Ce type de conversation devrait plutôt être mené en tête-à-tête. Par conséquent, si vous avez besoin de parler d’un détail d’un projet avec une seule personne, notez-le sur un morceau de papier et discutez-en avec la personne concernée à la fin de la réunion.

7. Prolonger inutilement le temps de la réunion

Lorsque l’on discute et que l’on échange des idées, on peut vite perdre la notion du temps. Toutefois, une réunion réussie implique également une gestion efficace du temps. Chacun(e) est responsable de ne pas dépasser le temps imparti. Il arrive même souvent que les réunions ne durent pas aussi longtemps que prévu. A condition bien sûr que les participants soient bien préparés et qu’ils se limitent à ne discuter que du sujet de la réunion.

8. Faire un monologue en réunion

Une réunion ne doit pas être le théâtre de tirades de la part de protagonistes qui ne cherchent pas à échanger mais à se mettre en scène. Une réunion doit servir à stimuler le débat et à partager des informations. Donner une conférence ne fait pas partie de ses fonctions.

9. Une réunion sans objectif

Il faut toujours se demander pourquoi une réunion est nécessaire, pourquoi on doit y assister et ce qui doit en résulter. En ne fixant pas d’objectif à une réunion, on court le risque qu’elle traîne en longueur car on y discuterait de sujets inutiles et non pertinents. C’est pourquoi il est indispensable de déterminer un objectif pour soi-même et/ou pour la réunion, qui vous permettrait de dire: « Après la réunion, je saurai/je comprendrai/je pourrai… ».