Unsere Kundin bietet eine der führenden Finanztechnologieplattformen für die Bewertung und Empfehlung von massgeschneiderten öffentlichen Marktstrategien für vermögende Kunden. Das Unternehmen verwaltet ein weltweites Kundenvermögen von rund 170 Milliarden US-Dollar und ist weltweit vertreten.
Für die Niederlassung in Zürich sind wir mit der Rekrutierung einer ausgewiesenen und kompetenten Fachperson als Office Manager/Executive Assistant beauftragt. Dies ist eine spannende Gelegenheit für Sie, Teil eines kleinen, aber wachsenden internationalen Teams in einem dynamischen Unternehmen zu werden.
Ihre Verantwortung als Office Manager:
- Sie sind die erste Ansprechperson unserer Kundin und stellen sicher, dass im Büro alles reibungslos funktioniert
- Sie empfangen und begrüssen Kunden, externe Dienstleistungsunternehmen, Mitarbeitende, Management etc. und sorgen dafür, dass sich alle gut aufgehoben fühlen
- Sie führen und überwachen die Dokumentationen in Bezug auf das Facility Management sowie anfallende Wartungsarbeiten und pflegen die Beziehungen zum Gebäudewartungsteam und anderen externen Service Providern
- Sie planen und koordinieren bei Bedarf Reparaturen und Installationen/Austausch von Bürogeräten inkl. physischer Hardware wie Laptops, Monitore, Tastaturen etc. und sind verantwortlich für das Management, Bestellwesen und Wartung von Büromaterial, Inventar, Büroinfrastruktur etc.
- Zusammen mit dem Riskmanagement-Team arbeiten Sie an den Themen Gebäudesicherheit und führen Brandschutzübungen usw. durch
- Sie organisieren und koordinieren verschiedene Events für Mitarbeitende, Meetings mit Kunden (Lunches, Happy Hours etc.)
Ihre Verantwortung als Executive Assistant:
- Sie unterstützen die Managing Directors der Firma in administrativer Hinsicht und stellen eine reibungslose Zusammenarbeit mit anderen internen Stellen wie Compliance, Recht und Finanzen sicher
- Kalenderverwaltung: Sie planen Termine, Besprechungen und Veranstaltungen
- Sie planen und organisieren In- und Auslandreisen der Managing Directors und Mitarbeitenden (Hotel, Flüge, Transfers etc.) und erstellen/überwachen die Spesenabrechnungen im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien
- Vielfältig administrative Aufgaben wie E-Mail-Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Telefonanrufe und das Vorbereiten von Dokumenten, Führen der Ablage, Verwaltungsbudgets der Niederlassung, Erstellen von PowerPoint Präsentationen, Excel Tabellen, SharePoint etc.
Was wir uns wünschen:
- Abgeschlossene Berufsausbildung mit einigen Jahren Berufspraxis in einem ähnlichen Umfeld (Finanz- / Versicherungsbranche, international agierendes Unternehmen, Hotellerie etc.)
- Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung sowie tadellose und einwandfreie Umgangsformen
- Pro-aktive Persönlichkeit mit Teamgeist, Esprit und dem Wunsch sich in einem kleineren, international agierenden Unternehmen aktiv und interessiert einzubringen
- Absolute Diskretion und Vertraulichkeit
- Arbeitszeiten sind von Montag bis Freitag von 8:00 bis 17:00 Uhr vor Ort - es kann allerdings vorkommen, dass Sie auch mal früher kommen müssen oder später gehen können
- Die Mittagspausen organisieren Sie gemeinsam mit dem Team
- Sie besitzen ausgezeichnete MS-Office insbesondere PowerPoint Kenntnisse
- Neben Schweizer- und Hochdeutsch sprechen Sie fliessend Englisch