Leiter:in Administration und Dokumentenmanagement (m/w/d)
Key information
- Publication date:14 May 2025
- Workload:80 – 100%
- Contract type:Permanent position
- Language:German (Fluent)
- Place of work:Zürich
- Salary estimate from jobup.ch:Log in, to see estimate from jobup.ch
Wir haben eine webbasierte Online- Plattform zur Jobsuche und Talentgewinnung entwickelt, die den
Bewerbungsprozess digitalisiert und die Unternehmung dabei unterstützt, Talente am Markt rasch zu
erkennen und langfristig für sich zu gewinnen. Mit einem digitalen Rocken Profil kann sich jeder
Bewerber schnell und unkompliziert mit marktführenden Firmen verbinden und das Profil teilen.
Unsere Arbeit stellt technologisch und organisch die Menschen im Mittelpunkt. Rocken® bietet
Executive- Search und Talent Management Beratung an, um die persönlichen und individuellen Ansprüche
jedes Einzelnen abzuholen und diese in der Personalbeschaffung und Karriereplanung optimal umzusetzen.
Verantwortung:
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Fachliche und personelle Führung des Teams Administration und Dokumentenmanagement
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Verantwortung für die zentralen administrativen Prozesse sowie Dokumentenlenkung und -archivierung (physisch & digital)
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Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung eines unternehmensweiten Dokumentenmanagementsystems (DMS)
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Sicherstellung der Einhaltung von Compliance-Vorgaben, Datenschutz und Archivierungsrichtlinien (nach Schweizer Recht)
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Gestaltung und Optimierung von Workflows zur Effizienzsteigerung im administrativen Bereich
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Schulung und Unterstützung der Fachabteilungen in der Anwendung von DMS und administrativen Tools
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Koordination interner und externer Audits in Bezug auf Dokumentations- und Administrationsprozesse
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Schnittstelle zu IT, Qualitätsmanagement, Recht und Geschäftsleitung
Qualifikationen:
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Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung im Bereich Administration, Prozessmanagement, Qualitätsmanagement oder vergleichbar
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Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Führungsfunktion im Bereich Administration/Dokumentenmanagement
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Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit DMS-Lösungen
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Ausgeprägtes Organisations- und Prozessverständnis sowie Erfahrung in der Prozessdigitalisierung
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Hohes Verantwortungsbewusstsein und strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise
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Kommunikationsstärke, Führungskompetenz und Dienstleistungsorientierung
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Sehr gute Deutschkenntnisse, Englisch von Vorteil
- Attraktive Vorsorge- und Versicherungsleistungen
- Gute Verkehrsanbindung und Erreichbarkeit
- Homeoffice
- Markt- und leistungsgerechte Löhne
- Attraktive Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
- Offene Unternehmenskultur
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Arbeitsort
Zürich
Kontakt
Sophia Petersen,
+41443852169
Contact
Rocken®
