ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET PLANIFICATION

About the job

Titre : Assistant(e) Administratif(ve) et Planification

Supérieur hiérarchique : Responsable des Ressources Humaines

Type de contrat : CDI

Lieu : Genève

Date : au plus tard 1er juillet 2026 - poste 100% en présentiel

Rôle et responsabilites :

En tant que membre de l’équipe des Ressources Humaines, l’Assistant(e) Administratif(ve) et Planification est en charge de la réalisation de la planification des horaires pour l’ensemble des collaborateurs de la filiale suisse (170 collaborateurs). Il (Elle) veille à ce que l’ensemble des postes clés soient couverts à tout moment pour garantir la continuité des opérations. Il (Elle) offre également un soutien administratif à l’équipe RH ainsi qu’aux membres de la Direction et gère l’accueil et la réception, ainsi que l’organisation quotidienne du bureau et les tâches administratives courantes.

Planification des horaires dans Mobatime:

• Création et gestion des plannings de travail pour l’ensemble du personnel, en garantissant une couverture optimale des opérations
• Application stricte des dispositions légales suisses en matière de temps de travail (temps de repos, durée maximale de travail, jours consécutifs, etc.)
• Planification et suivi des vacances annuelles, jours de congé, formation, en tenant compte des contraintes opérationnelles
• Anticipation et gestion des imprévus (absences, sous-effectif, pics d’activité) avec réajustement rapide des plannings
• Contrôle régulier des timbrages (pointages) et identification/correction des anomalies en lien avec les managers
• Coordination étroite avec les managers opérationnels et la coordinatrice opérationnelle, pour adapter les ressources aux besoins du terrain

Gestion du bureau :

• Réception et accueil des collaborateurs et autres visiteurs
• Réception, récupération à la poste, tri et distribution du courrier et des colis
• Gestion des fournitures de bureau : suivi des besoins, commandes et réapprovisionnement

Tâches administratives RH :

• Gestion des permis de travail (demande, annulation….)
• Gestion des demandes d’abonnement TPG et/ou de parking (employés et prestataires externes)
• Gestion des demandes et des renouvellements de badges aéroportuaires
• Suivi et mise à jour des données dans le système de planification
• Gestion des absences des collaborateurs (arrêts maladies, accidents, etc)

Autres tâches administratives :

• Gestion des factures liées au bureau et aux demandes d’intérimaires
• Tâches administratives ad hoc assignées par la Direction (réservation hôtel, restaurants …)
  

Profil Recherché :

• Titulaire d’un diplôme dans le secrétariat ou équivalent
• Au bénéfice d’une expérience confirmée dans un poste similaire
• Maitrise du français et de l’anglais à l’écrit comme à l’oral
• Bonne maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint…)
• Connaissance et maitrise d’un outil de planification (Mobatime, un plus)
• Connaissance de l’environnement retail, un plus

Qualités personnelles :

• Ouverture vers les autres, doté d’un excellent relationnel
• A l’écoute et ayant le sens du service
• Gestion des priorités et bonne organisation personnelle
• Rigoureux(se), flexible, fiable et autonome
• Sens élevé de la confidentialité