Office Manager & Coordinateur·trice Romandie (80%)

About the job

SwissFoundations – la voix des fondations donatrices suisses 

SwissFoundations est l’association faîtière des fondations donatrices d’utilité publique en Suisse et au Liechtenstein. Organisation indépendante sur les plans politique et économique, nous représentons plus de 240 fondations et défendons leurs intérêts auprès des milieux politiques, économiques, académiques et de la société.

Nous nous engageons en faveur d’une activité philanthropique forte, efficace et tournée vers l’avenir, portée par une équipe orientée service, basée à Zurich et Genève, qui se distingue par son sens des responsabilités, la confiance mutuelle et le plaisir de contribuer ensemble à un impact concret.

Afin de renforcer et développer nos activités en Suisse romande, nous recherchons, pour une entrée en fonction en septembre ou octobre 2026, un·e :

Office Manager & Coordinateur·trice Romandie (80%)
Administration, Événements & Communication

Votre rôle :

Ce rôle polyvalent s’inscrit dans le développement de nos activités en Suisse romande.

Vous contribuez activement à leur bon fonctionnement au quotidien et à leur mise en oeuvre.

Ce poste combine des responsabilités administratives, organisationnelles et de communication, avec une forte dimension opérationnelle.

Vos missions principales :

Administration et gestion du bureau

• Assurer la gestion administrative des activités en Suisse romande
• Assurer la gestion administrative des membres romands (suivi, correspondance, base de données, etc.)
• Participer à la coordination générale des activités de l’association
• Assurer le traitement des demandes externes et la gestion des correspondances du bureau romand

Organisation d’événements

• Coordonner l’organisation d’événements en Romandie (conférences, rencontres, etc.)
• Gérer les aspects logistiques: recherche de lieux, catering, inscriptions, matériel
• Assurer un soutien opérationnel avant, pendant et après les événements

Contenu et communication

• Rédiger et publier des contenus pour LinkedIn, le site internet et autres supports
• Participer à la rédaction et à l’adaptation de contenus pour les publications de l’association
• Adapter et traduire des contenus vers le français depuis l’allemand et l’anglais
• Relire et valider la qualité des textes en français

Coordination et soutien transversal

• Collaborer étroitement avec l’équipe de Zurich
• Soutenir divers projets selon les besoins
• Contribuer à l’amélioration continue des processus

Votre profil :

Ce que vous apportez

Vous êtes une personne organisée, proactive et très opérationnelle, à l’aise dans un rôle polyvalent combinant responsabilités administratives, office management, coordination d’événements et soutien à la communication.

Vous disposez idéalement d’une expérience dans un rôle administratif, organisationnel ou de coordination, par exemple dans l’administration, l’office management, l’event management, la communication ou le soutien à une équipe.

Vous êtes à l’aise avec :

• la gestion administrative, le suivi de membres ou de partenaires
• l’organisation pratique d’événements (lieux, catering, inscriptions, matériel)
• la création de contenus pour LinkedIn, le site internet ou d’autres supports

Langues

• Français de niveau langue maternelle, avec d’excellentes capacités rédactionnelles
• Très bonne maîtrise de l’anglais
• Des connaissances d’allemand sont un réel atout

Outils et compétences pratiques

• Aisance avec les outils numériques usuels, notamment Microsoft 365, les outils web et les plateformes de publication
• Capacité à adapter, traduire et relire des contenus en français, et à en valider la qualité avant publication

Formation

• Nous valorisons avant tout l’expérience, le sens de l’organisation, l’autonomie et l’esprit pratique
• Aucun parcours académique spécifique n’est requis
• Des parcours possibles en Suisse peuvent inclure, par exemple:
• Employé·e de commerce (CFC)
• Formation en communication, événementiel, administration ou office management
• Expérience professionnelle équivalente

Vos qualités

• Sens aigu de l’organisation et des priorités
• Esprit pratique et orientation solutions
• Autonomie et proactivité
• Polyvalence et flexibilité
• Excellent sens du service
• Goût pour le travail en équipe et la collaboration avec des collègues basés à Zurich et à Genève

Nous offrons :

• Une activité variée et concrète, avec un fort degré d’autonomie
• Un rôle clé dans le développement des activités en Suisse romande
• Une mission porteuse de sens au cœur du secteur philanthropique
• Une équipe engagée, bienveillante et collaborative, répartie entre Zurich et Genève
• Un environnement de travail flexible, avec possibilité de télétravail partiel
• Un cadre de travail agréable au sein de la Maison des Fondations à Genève

Intéressé·e ?

Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature complète (CV, lettre de motivation, certificats de travail). Merci de les envoyer en un seul document PDF.