ALBEDIS - GENEVE
Genève
7 hours ago
Coordinateur(rice) évenementiel H/F
- 15 April 2026
- 100%
- Temporary
- Genève
About the job
Pour l'un de nos clients, basé à Genève, nous proposons un poste de
Coordinateur(rice) évenementiel
Taux d'activité 100%
Coordinateur(rice) évenementiel H/F
DESCRIPTION DE LA MISSION PROFIL ATTENDU
DOMAINES DE RESPONSABILITÉ
Assurer la bonne organisation administrative et logistique des événements et manifestations de l'Institut, qu'ils soient internes ou externes, qui lui seront confiés.
Apporter un soutien administratif et opérationnel à la responsable du service des événements.
Participer à la gestion de différents projets hors opérationnel, tels que les procédures, les améliorations et le développement d'outils de communication.
TÂCHES PRINCIPALES
Événements
- Apporter aide et assistance pendant les événements, notamment pour l'accueil, la gestion des micros, la mise en place, etc.
- Assurer la coordination entre les différents besoins et les différents partenaires, internes comme externes.
- Accueillir la clientèle.
- Coordonner avec les équipes FM/IT ainsi qu'avec la logistique l'aménagement des salles, des espaces, des zones publiques et des espaces de restauration selon les besoins des clients.
- Assurer la gestion du planning des réservations.
- Réaliser des visites avec des clients et participer à la recherche de nouveaux prospects.
- Produire les supports d'affichage liés aux événements.
- Élaborer les fiches de conférence intégrant l'ensemble des besoins logistiques et techniques.
- Recruter les personnels nécessaires aux événements, tels que les étudiant.e.s, le staff d'accueil, les photographes, etc.
- Gérer les relations avec les différents prestataires, notamment fleurs, technique, catering, etc.
- Prendre en charge des événements sous différents formats : en ligne, en présentiel ou hybrides.
Administratif
- Préparer les confirmations de réservation, les devis, les contrats de location et assurer le suivi jusqu'à la facturation.
- Utiliser l'outil métier sur le plan administratif, notamment pour les fiches de conférence, la facturation, les comptes, les contacts et les différentes vues.
- Informer les clients et les utilisateur.trice.s sur les services proposés.
- Assurer la réception des appels téléphoniques.
- Traiter les e-mails.
- Éditer les factures.
- Mettre à jour les bases de données et réaliser le reporting.
- Effectuer le classement et l'archivage.
- Gérer et suivre les paiements destinés aux prestataires ainsi qu'aux étudiant.e.s (student helper et TSS).
- Assurer le soutien et la formation des étudiant.e.s et collaborateur.trice.s.
Logistique
- Participer à l'aménagement des salles de conférence et des espaces de restauration selon les configurations demandées, en fonction du soutien à apporter à l'agent d'exploitation.
- Contrôler l'aménagement des différents espaces ainsi que l'ordre et la propreté.
- Répondre aux besoins des clients et des visiteurs en matière d'aménagement des locaux.
- Ouvrir et fermer les locaux selon le planning établi.
- Assurer la mise en place et le changement du service d'eau dans les salles et les présidences.
- Gérer le matériel pré-conférence ainsi que la remise en ordre.
- Gérer les clés, notamment les accès aux bâtiments, les accès pour les prestataires externes, ainsi que la remise de badges et de clés aux clients.
- Suivre le planning des réservations et prendre connaissance des fiches de conférence.
- Gérer le stock et les fournitures de bureau du service.
- Gérer l'affichage.
- Sens du détail, de l'accueil et du service
- Autonomie
- Efficacité
- Gestion des priorités
- Proactivité
- Esprit d'équipe
- Bonne présentation
- Adaptation aux changements
- Aisance administrative
- Résistance au stress
- Flexibilité
- Polyvalence
About the company
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