Réceptionniste / Assistant(e) administratif(ve)

Objectif du poste

Assurer le bon fonctionnement de l'environnement de travail et fournir un support polyvalent aux différents départements au sein de l'étude.

Responsabilités principales

1. Tenue de la réception et gestion administrative

• Accueillir les visiteurs et gérer les appels téléphoniques.

• Gérer le courrier entrant et sortant.

• Superviser les différentes boîtes e-mail.

2. Gestion de la logistique et des approvisionnements

• Assurer la maintenance et la gestion des équipements (téléphones, imprimantes, bonbonnes d'eau).

• Effectuer des courses hebdomadaires.

• Assurer le lien avec les régies et les fournisseurs.

3. Planification et support événementiel

• Organiser et coordonner les événements internes.

4. Support administratif polyvalent

• Fournir un soutien administratif aux assistantes juridiques et aux avocats.

• Apporter un soutien au département Comptabilité dans l'élaboration des notes de frais (expense reports), ainsi que pour le scan et le classement des factures.

• Assister les différents collaborateurs lors des connexions à Teams, Webex et Zoom.

• Apporter un support au département Informatique pour la commande de matériel et la gestion de l'inventaire du parc informatique.

• Assister le département RH pour les processus d'onboarding et d'offboarding, le suivi des vacances ainsi que les demandes de permis de travail des nouveaux collaborateurs.

5. Library

• Scanner les ouvrages et effectuer leur nettoyage au format PDF.

• Enregistrer et mettre à jour les ouvrages de la collection Arbitral Women.

6. Archivage

• Assurer l'organisation et l'archivage des documents physiques et numériques.