Assistant(e) de projet photovoltaïque

About the job

1. Raison d'être du poste

Chez GTS, le chef de projet est le garant technique, financier et contractuel de ses chantiers. Dans les faits, une part importante de son temps est absorbée par des tâches administratives, de coordination et de suivi documentaire : dossiers de subvention, annonces au gestionnaire de réseau, commandes de matériel, relances, planification, classement, facturation.

Le poste d'assistant(e) de projet est créé pour reprendre ces tâches de manière structurée et fiable, afin que le chef de projet puisse se concentrer sur ce que lui seul peut faire : la conception technique, la négociation, la relation client et la maîtrise des coûts et des délais.

L'objectif du poste, formulé simplement :

« Aucun projet ne doit prendre du retard, perdre de l'argent ou perdre une subvention pour une raison administrative ou organisationnelle. »

2. Positionnement dans l'organisation

Supérieur hiérarchique : Le chef de projet auquel l'assistant(e) est rattaché(e). Il fixe les priorités, valide les décisions et évalue la performance.

Interlocuteurs internes : Bureau technique / chiffreurs (dimensionnement, plans, offres)Achats et logistique (commandes, livraisons, stock)Chefs d'équipe et monteurs (planning, préparation de chantier)Administration, comptabilité et RH (facturation, contrats, heures)Direction (reporting, arbitrages)

Interlocuteurs externes : Clients (particuliers, régies, entreprises, collectivités)Gestionnaires de réseau de distribution (GRD)Pronovo, ESTI, services communaux et cantonauxFournisseurs, transporteurs, loueursSous-traitants (électriciens, ferblantiers, grutiers, échafaudeurs)Architectes, bureaux d'ingénieurs, directions de travaux

Suppléance : Assure la continuité du suivi administratif des projets pendant les absences du chef de projet, dans les limites de délégation définies au chapitre 6.

Évolution possible: Vers un poste de chef de projet junior après montée en compétence technique, ou vers une fonction de coordination administrative multi-projets.

Le poste n'a pas de responsabilité hiérarchique.

3. Mission générale

L'assistant(e) de projet assure le bon déroulement administratif, documentaire et organisationnel des projets photovoltaïques confiés à son chef de projet, de la signature du contrat jusqu'à la clôture du dossier, en couvrant l'ensemble du portefeuille GTS : résidentiel, grandes toitures, industriel et agricole, ainsi que les dossiers de soumission et marchés publics.

Cette mission se décline en six axes :

1. Pilotage du dossier : Chaque projet dispose à tout moment d'un dossier à jour, complet et consultable par un tiers sans explication orale.
2. Démarches réglementaires : Toutes les annonces, autorisations et demandes de subvention sont déposées dans les délais et suivies jusqu'à obtention.
3. Approvisionnement : Le matériel et les moyens sont commandés, confirmés et disponibles avant l'ouverture du chantier.
4. Coordination et communication : Clients, sous-traitants et équipes internes disposent de l'information utile au bon moment ; aucune demande ne reste sans réponse.
5. Suivi financier et clôture : Les acomptes et facturations sont émis au bon moment, les écarts de coûts sont signalés tôt, les dossiers sont clôturés proprement.
6. Processus et qualité des données : Les processus internes sont appliqués tels que définis et les données des outils internes sont complètes, exactes et à jour.

4. Responsabilités détaillées par phase de projet

Les tâches ci-dessous constituent le référentiel de la fonction. Toutes ne s'appliquent pas à chaque projet : le chef de projet précise le périmètre au lancement de chaque affaire.

4.1 Lancement de projet (de la commande au démarrage)

• Ouvrir le dossier de projet dans l'ERP et sur le serveur : structure de classement, numéro de chantier, fiche client, budget de référence.
• Contrôler la complétude du dossier repris du chiffrage : offre signée, plans, calepinage, calcul de production, fiches techniques, conditions particulières.
• Identifier avec le chef de projet les points ouverts et les risques connus, et en tenir la liste à jour.
• Établir le rétroplanning administratif du projet : dates de dépôt, délais de traitement des autorités, délais de livraison, jalons de chantier.
• Envoyer la confirmation de commande et l'interlocuteur de référence au client ; transmettre le dossier au client dans la forme convenue.
• Convoquer et préparer la réunion de lancement interne (bureau technique, chef d'équipe, achats) : ordre du jour, documents, points de décision.

4.2 Démarches réglementaires et subventions

• Préparer et déposer la demande de raccordement et l'annonce d'installation de production auprès du gestionnaire de réseau (GRD) concerné ; suivre l'accord de raccordement.
• Préparer les annonces et autorisations liées à l'installation électrique selon l'OIBT ; coordonner avec l'électricien autorisé et, le cas échéant, l'ESTI.
• Constituer et déposer les demandes de subvention Pronovo (rétribution unique) ; suivre l'avancement, répondre aux demandes de complément, contrôler le versement.
• Traiter les demandes de subventions et programmes cantonaux ou communaux applicables au projet.
• Préparer les dossiers d'autorisation de construire ou d'annonce à la police des constructions lorsque le projet l'exige ; suivre les délais de mise à l'enquête et les oppositions éventuelles.
• Rassembler les éléments liés à la protection incendie et aux exigences AEAI, ainsi que les annonces d'assurance de bâtiment lorsqu'elles sont requises.
• Préparer les documents relatifs à un regroupement de consommation propre (RCP) ou à une communauté électrique locale (CEL) lorsque le projet en prévoit un : conventions, listes de participants, données de comptage.
• Tenir un tableau de bord des démarches en cours : autorité, date de dépôt, délai attendu, statut, prochaine relance.
• Relancer systématiquement les autorités et partenaires avant l'échéance des délais, et non après.

4.3 Achats, matériel et moyens de chantier

• Établir la liste de matériel du projet à partir du dossier technique et la faire valider par le chef de projet.
• Demander les offres sous-traitants, comparer prix, délais et disponibilités, et présenter une synthèse au chef de projet pour décision.
• Passer les commandes validées, obtenir les confirmations écrites et enregistrer les dates de livraison dans le planning.
• Suivre les livraisons, anticiper les ruptures et alerter dès qu'un délai met un jalon de chantier en risque.
• Réserver les moyens de chantier : échafaudages, nacelles, grues, monte-matériaux, bennes, places de dépose.
• Contrôler les bulletins de livraison, signaler les manquants et les avaries, et engager les réclamations fournisseurs.

4.4 Coordination et suivi d'exécution

• Préparer le dossier de chantier remis aux équipes : plans à jour, schémas, fiches techniques, plan de sécurité, coordonnées, accès et contraintes du site.
• Coordonner les dates avec le client, les sous-traitants et les tiers (électricien, ferblantier, grutier, direction des travaux) et confirmer chaque rendez-vous par écrit.
• Alimenter le planning de charge des équipes avec les besoins du projet, en coordination avec la planification centrale.
• Rédiger et diffuser les comptes rendus de séances de chantier ; suivre les décisions et les points ouverts jusqu'à leur clôture.
• Collecter les rapports journaliers, heures, photos et relevés d'avancement, et les classer dans le dossier de projet.
• Suivre les demandes de modification du client : les faire chiffrer, obtenir l'accord écrit avant exécution, et les documenter comme avenants.
• Tenir à jour la liste des défauts et points à reprendre, et suivre leur résolution.

4.5 Mise en service, réception et documentation

• Planifier la mise en service avec l'électricien autorisé, le GRD et le client, et réunir les conditions préalables.
• Rassembler les documents de fin de travaux : rapport de sécurité OIBT et procès-verbaux de mesure, protocole de mise en service, paramétrage des onduleurs, mise en service du monitoring.
• Organiser la réception de l'ouvrage : convocation, procès-verbal de réception, liste de réserves et délais de reprise.
• Constituer et remettre le dossier de fin de travaux au client : schémas conformes à l'exécution, garanties, notices, données de monitoring, consignes de sécurité et d'entretien.
• Enregistrer l'installation auprès des instances concernées et vérifier l'attribution de la garantie d'origine lorsque le projet le prévoit.
• Transmettre au service après-vente les informations nécessaires au suivi et à la maintenance de l'installation.

4.6 Suivi financier et clôture

• Émettre les acomptes et les factures selon l'avancement et les conditions contractuelles, et signaler tout jalon de facturation atteint.
• Contrôler les factures fournisseurs et sous-traitants : conformité à la commande, au bulletin de livraison et au prix convenu ; les transmettre au chef de projet pour validation.
• Tenir à jour le suivi des coûts du projet dans l'ERP et alerter le chef de projet dès qu'un écart significatif apparaît par rapport au budget.
• Documenter les avenants et les travaux supplémentaires et vérifier qu'ils sont facturés.
• Suivre les encaissements et les subventions attendues, et relancer les retards en coordination avec la comptabilité.
• Clôturer le dossier : archivage complet, bilan de projet, points d'apprentissage transmis au chef de projet.

4.7 Contribution aux soumissions et marchés publics

• Surveiller les plateformes d'appels d'offres et signaler les dossiers pertinents au chef de projet.
• Constituer les dossiers administratifs de soumission : attestations, références, formulaires, déclarations, respect des formats et des délais imposés.
• Assurer le suivi des questions-réponses et des délais de la procédure, et déposer les dossiers dans les formes exigées.
• Tenir à jour la bibliothèque de documents administratifs réutilisables de l'entreprise (attestations, certificats, références, CV).
• Consigner les résultats des soumissions et les enseignements à en tirer.

4.8 Respect des processus et qualité des données

• Appliquer les processus internes de GTS tels qu'ils sont définis, et utiliser systématiquement les modèles, formulaires et circuits de validation en vigueur.
• Veiller à ce que chaque étape du projet soit tracée dans l'ERP au moment où elle a lieu, et non reconstituée après coup.
• Assurer l'hygiène des bases de données : fiches clients, contacts et fournisseurs complètes et sans doublon, coordonnées vérifiées, chantiers correctement rattachés, statuts et jalons à jour.
• Contrôler la cohérence entre les documents du dossier et les données saisies dans les outils internes : montants, quantités, dates, références et numéros de chantier.
• Nommer, classer et archiver les documents selon la nomenclature interne, afin que tout dossier reste consultable par un tiers sans explication orale.
• Signaler au chef de projet les écarts de processus constatés, ainsi que les cas où une procédure en vigueur ne correspond plus à la réalité du terrain.
• Contribuer à la mise à jour des procédures, modèles de documents et champs de l'ERP lorsque des améliorations sont identifiées.
  

5. Activités transversales et rythme de travail

Au-delà des tâches liées aux projets, le poste assure quelques routines fixes qui font la fiabilité du binôme avec le chef de projet.

Quotidien :

• Traitement de la boîte de réception liée aux projets ; aucun message client ou autorité laissé sans accusé de réception le jour même.
• Saisie des informations et mise à jour des statuts dans l'ERP au fil de l'eau : chaque donnée est enregistrée à la source, une seule fois et au bon endroit.
• Signalement immédiat au chef de projet de tout élément qui met en risque un délai, un coût ou une subvention.

Hebdomadaire :

• Point de pilotage avec le chef de projet : revue de tous les projets actifs, priorités de la semaine, décisions à prendre.
• Revue des relances : démarches en attente, livraisons, factures, réponses clients.
• Contrôle de la complétude documentaire des dossiers en cours.
• Contrôle d’hygiène des données : doublons, fiches incomplètes, statuts obsolètes, échéances non mises à jour.

Mensuel :

• Tableau de bord du portefeuille : avancement, jalons, écarts de coûts, subventions en attente.
• Revue des dossiers clôturés à archiver.
• Revue de conformité aux processus internes et signalement des écarts récurrents.
• Proposition d'améliorations de processus, de modèles de documents ou de structure des données.

6. Limites de fonction et cadre de décision

La clarté des limites est aussi importante que celle des tâches. L'assistant(e) agit avec initiative dans son périmètre, et ne décide pas au-delà.

6.1 Décide et agit de manière autonome

• Organisation de son propre travail et ordre de traitement des tâches, dans les priorités fixées.
• Prise de rendez-vous, convocations, confirmations écrites, relances.
• Constitution et dépôt des dossiers administratifs préparés selon les modèles et procédures internes.
• Communication courante avec clients, autorités et fournisseurs sur l'état d'avancement et les aspects organisationnels.
• Passation des commandes validées par le chef de projet.

6.2 Prépare, propose, mais ne décide pas

• Choix techniques : dimensionnement, matériel, variantes de pose, solutions de raccordement.
• Prix, remises, conditions commerciales et contenu des offres.
• Engagements contractuels envers un client, un fournisseur ou un sous-traitant.
• Reconnaissance de responsabilité en cas de défaut, de retard ou de litige.
• Toute dépense non prévue au budget du projet.

Ces éléments sont préparés et documentés par l'assistant(e), puis validés et assumés par le chef de projet.

6.3 Escalade immédiate au chef de projet

• Tout risque de dépassement de délai ou de coût identifié, même hypothétique.
• Toute demande de modification formulée par un client.
• Tout refus, demande de complément ou délai anormal d'une autorité.
• Toute insatisfaction ou tension exprimée par un client.
• Toute situation de sécurité constatée sur un chantier.

Principe de conduite : une mauvaise nouvelle annoncée tôt est une information utile ; annoncée tard, elle devient un problème. Il n'existe aucun reproche à signaler trop tôt.

7. Compétences et profil exigés

Le poste est ouvert à un profil administratif renforcé. La compétence photovoltaïque n'est pas exigée à l'entrée : elle est acquise par la formation interne et l'accompagnement du chef de projet. La rigueur, l'organisation et la fiabilité sont en revanche non négociables.

7.1 Formation et expérience

Exigé :

• CFC d'employé(e) de commerce, de gestionnaire du commerce de détail ou titre équivalent ; un diplôme d'assistant(e) de direction ou de gestion est également bienvenu.
• 2 ans minimum d'expérience dans une fonction administrative en lien avec la conduite d'affaires, de projets ou de chantiers.
• Maîtrise du français à l'écrit comme à l'oral, avec une qualité rédactionnelle professionnelle.

Atouts :

• Expérience dans la construction, le second œuvre, l'électricité ou le bâtiment en général.
• Connaissance des démarches administratives suisses liées à l'énergie ou à la construction.
• Allemand ou anglais fonctionnel pour les échanges avec les fournisseurs.
• Expérience d'un ERP et aisance avec les outils numériques.

7.2 Compétences comportementales attendues

Rigueur : Un dossier incomplet ou un délai manqué a des conséquences financières directes. La personne vérifie avant d'envoyer et ne présume jamais qu'un document est arrivé.

Sens de l'organisation : Conduit une vingtaine de dossiers en parallèle, à des stades différents, sans perdre le fil ni dépendre de sa mémoire.

Fiabilité : Ce qui est annoncé est fait, dans le délai annoncé. En cas d'empêchement, la personne prévient avant l'échéance.

Discipline de processus : Applique la procédure définie même quand un raccourci paraît plus rapide, et considère la qualité des données comme une partie du travail et non comme une contrainte administrative.

Initiative mesurée : Avance sans attendre d'être sollicitée dans son périmètre, et sait exactement où s'arrête sa marge de décision.

Communication : Écrit clair et courtois, y compris sous pression. Sait dire non ou demander un délai à un client sans dégrader la relation.

Esprit d'équipe : Travaille aussi bien avec un chef d'équipe sur un toit qu'avec un architecte ou un service communal, en adaptant son registre.

Curiosité technique : Cherche à comprendre ce qu'elle administre : lit les schémas, pose des questions, se rend sur les chantiers.

7.3 Outils à maîtriser

Dès l'entrée : Suite Microsoft 365 : Outlook, Word, Excel, Teams, SharePoint. Aisance réelle avec Excel (tableaux, filtres, formules de base).

Formation interne : ERP interne GTS : projets, achats, facturation, suivi analytique. Portails externes : Pronovo, plateformes des GRD, plateformes de soumission. Outils de dimensionnement et de monitoring utilisés par le bureau technique.

8. Conditions cadres

Temps de travail : Selon règlement du personnel GTS. Charge plus soutenue en période de forte activité de chantier et à l'approche des échéances de subvention.

Déplacements : Visites de chantier ponctuelles en Suisse romande. Permis de conduire catégorie B souhaité.

Sécurité : Respect des consignes de sécurité et port des équipements de protection individuelle lors de toute présence sur chantier.

Confidentialité : Discrétion absolue sur les données clients, les prix, les marges et les informations commerciales de l'entreprise.

Formation continue: Accès aux formation