• Suivre et planifier des maintenances ;
• Planifier l'exécution des offres ;
• Gérer les dépannages ;
• Elaborer et suivre des plannings techniciens.

Placé sous l'autorité directe du Responsable CVC maintenance et service, vous assurez les missions suivantes :

Suivi et planification des services de maintenance

• Commander les consommables, valider les factures fournisseurs et préparer la refacturation aux clients ;
• Fixer les rendez-vous avec les clients ;
• Planifier la livraison de consommables sur site si nécessaire ;
• Ouvrir et affecter les ordres de travail aux techniciens ;
• Mettre à jour les fichiers de suivi et les fiches contrats ;
• Transmettre les informations de facturation à l'assistante.

Planification de l'exécution des offres

• S'assurer de la réception du matériel nécessaire ;
• Fixer les rendez-vous avec les clients ;
• Coordonner les interventions avec les autres services et les sous-traitant ;
• Transmettre les dossiers en facturation après exécution.

Gestion des dépannages

• Réceptionner les demandes clients (téléphone, mails et bon de régie) ;
• Répartir les dépannages aux techniciens (selon disponibilité, compétences et connaissance du site) ;
• Fixe les rendez-vous avec les clients ;
• Ouvrir et affecter les ordres de travail des techniciens ;
• Communiquer si besoin aux clients les prochaines étapes pour la résolution totale du dysfonctionnement ;
• Transmettre au responsable travaux CVC les demandes d'offres ;
• Transmettre les informations de facturation à l'assistante.

Elaboration et suivi des plannings des techniciens

• Animer la séance hebdomadaire des techniciens ;
• Debriefing des interventions de la semaine précédente
• Transmission des plannings et des consignes pour la semaine à venir
• Suivre des heures de pointage sur les chantiers ;
• Préparer des rapports hebdomadaires et des rapports d'interventions par technicien puis transmission aux coordinateurs pour validation ;
• Suivre les absences (congés, maladie-).

De formation CFC Employé de commerce ou logistique ou équivalent.

Vous justifiez d'une expérience d'au moins 2 ans en qualité de Secrétariat d'un service de maintenance et dépannages ou formation en logistique. Vous êtes à l'aise avec le travail en équipe et vous avez un très bon sens relationnel.

Vous maîtrisez les outils informatiques : minimum Pack Office (Word, Excel, -), Sharepoint, teams, GMAO (Planon).

Vous êtes ouvert à l'utilisation de nouveaux outils informatiques (MESSERLI, Planon, RTM-).

L'Allemand et/ou Anglais et/ou Italien serait un plus.

En plus des prédispositions aux valeurs du groupe Equans « fiable, à l'écoute, entreprenant », vous êtes :

- Rigoureux(se)

- Flexible et en capacité de vous adapter à différentes situations

- Capable de gérer les priorités et d'agir en conséquence

- A l'aise avec la gestion des insatisfactions client

- Orienté(e) vers les intérêts de l'équipe/du groupe