Assistant.e administratif.ve

Infos sur l'emploi

  • Date de publication :18 juillet 2024
  • Taux d'activité :40%
  • Type de contrat :Durée indéterminée
  • Lieu de travail :Lausanne

EPFL, l'École polytechnique fédérale de Lausanne, est l'un des campus universitaires les plus dynamiques d'Europe et s'inscrit dans le top 20 mondial de nombreux classements académiques. L'EPFL compte plus de 6'500 membres du personnel qui font vivre les trois missions principales de l'École : l'éducation, la recherche et l'innovation. Le campus de l'EPFL offre un cadre de travail exceptionnel au cœur d'une communauté de plus de 17'000 personnes, dont près de 12'500 étudiant-e-s et 4'000 chercheur-euse-s issu-e-s de plus de 120 nationalités différentes.

Principales tâches et responsabilités
  • Renforcement des équipes en place à l'Institut de Génie Mécanique (IGM) et à la Section de Génie Mécanique (SGM)
  • Suivi administratif
    • Gestion administrative des dossiers des étudiant-e-s de Génie Mécanique, guichet d'accueil et d'information, orientation vers les services internes, vérification des inscriptions aux cours, aux projets de semestre, aux stages et aux projets de Master
    • Soutien général à l'Institut et la Section, édition et mise à jour des sites web et du matériel promotionnel
  • Événements, séminaires et groupes de travail
    • Coordination des séries de séminaires internes de l'Institut (MechE Colloquium) durant les semestres EPFL (logistique générale, annonces, organisation des voyages et séjours des conférencier-ère-s, gestion financière et suivi des dépenses, demandes de transferts)
    • Organisation logistique des réunions internes de l'Institut (mensuelles, repas de fin d'année, etc.) et Leçons Inaugurales et d'Honneur
    • Participation au sein de l'équipe administrative pour le soutien des membres des comités de recrutement de Professeur-e-s de l'Institut
    • Organisation et coordination des événements de la Section en lien avec la promotion des études, les séances d'informations et la remise des diplômes
  • Soutien administratif durant les absences des titulaires des postes
Profil
  • Une excellente maîtrise du français et de l'anglais est obligatoire (écrit et oral)
  • Compétences informatiques avec une très bonne maîtrise d'Excel, Word, PowerPoint, Outlook, etc.
  • Expérience dans l'organisation de budgets et de la comptabilité
  • Capacité à interagir avec tous les niveaux de Professeur-e-s, chargé-e-s de cours, personnel administratif et étudiant-e-s dans un environnement multiculturel/international
  • Autonomie, sens de l'organisation et de l'initiative, rigueur et souci du détail
  • Formation commerciale (CFC d'employé-e de commerce ou équivalent)
Nous offrons
  • Un environnement de travail dynamique et multiculturel dans une institution pluridisciplinaire de renommée internationale
  • Des conditions de travail attractive
  • Des possibilités de formation continue
Informations

Délai de postulation : 19.08.2024

Date d'entrée en fonction : 01.10.2024

Taux d'occupation : 40 %

Type de contrat : CDI

Référence: 935

Contact

  • EPFL

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