RESPONSABLE ADMINISTRATIF(VE) & SYSTEMES

À propos de cette offre

Partenaire privilégié des familles, notre mission est de répondre à la demande sociétale de l'accueil de jour extrafamilial, dans la volonté de préparer les adultes de demain à la citoyenneté.

Forte de ses 20 structures d'accueil dans le préscolaire et le parascolaire, la Fondation de l'enfance et de la jeunesse est un employeur dynamique, en croissance, qui encourage entre autres la formation continue, et garantit un cadre de travail professionnel et bienveillant.

Pour renforcer le département Administration & Finances, nous recherchons un/une :

RESPONSABLE ADMINISTRATIF(VE) & SYSTEMES

Taux d'activité 100 %

Lieu de travail Administration de la FEJ, Chemin du Montillier 3, 1009 Pully

Entrée en fonction Le 1er décembre 2026 ou à convenir

Responsabilités clés

Piloter, aux côtés de la Directrice Administration & Finances, l'administration du service, le pôle secrétariat et les systèmes d'information de la Fondation.

Management du pôle secrétariat

• Superviser l'accueil physique et téléphonique, le traitement du courrier entrant et la correspondance
• Décider de la coordination de l'agenda général de la FEJ et des instances
• Garantir la continuité et la qualité du service administratif en toutes circonstancesEncadrer et évaluer le pôle secrétariat

Administration

Piloter l'administration interne courante du service (documentation, archivage, correspondance)Soutenir les institutions dans leurs responsabilités administratives courantes

Systèmes, processus et pilotage IT

Proposer et préparer les outils systèmes, matériel informatique et contrats prestataires, puis piloter leur mise en œuvreCartographier les processus administratifs du périmètre, proposer un référentiel documenté et en assurer la continuitéFormer les collaborateurs aux logiciels et outils numériques introduits par l'administrationAssurer le support informatique de premier niveau et coordonner les prestataires de deuxième niveau Gérer les droits d'accès et l'arborescence informatique de l'administration et des structures d'accueil

Conformité & contrôle

Mettre en œuvre et suivre la politique de protection des données (LPD)Participer au dispositif de contrôle interne (SCI) pour le périmètre administratif, en assurer le suivi et le reporting

Conventions, appels d'offres et audits

Rédiger et suivre les conventions avec partenaires et prestataires, ainsi que les mandats confiés à des tiersPréparer et suivre les procédures d'appels d'offres du serviceConduire, en autonomie, les audits administratifs périodiques des structures d'accueil

Rapport annuel, donateurs et aides financières

Être porteur principal du rapport annuel : coordonner et rédiger les volets administratifsPréparer et suivre les dossiers de soutien financier auprès de donateurs

Compétences clés

Capacité à modéliser, documenter et piloter des processus administratifsVous êtes familier du secteur informatique et êtes considéré/e comme un « Super User »Leadership managérial, aptitude à fédérer une équipeExcellente organisation, rigueur et autonomie dans la gestion de son périmètreSens du service et aisance relationnelle, à l'aise avec les équipes de terrain comme avec la directionGestion de projetIntérêt marqué et pratique des outils d'intelligence artificielle appliqués à l'administrationMaîtrise avancée de la suite Microsoft 365 et des outils de gestion de processus (Optimiso, WEDO ou équivalents)

Formation & expériences souhaitées

Formation supérieure type HES, Bachelor, Master en gestion d'entreprise, management ou équivalentExpérience confirmée de minimum 5 ans dans une fonction similaire, dont une expérience en management d'équipeExpérience en gestion de parc informatique, coordination IT ou optimisation de processus

Nous vous offrons

L'opportunité d'évoluer dans une organisation engagée et collaborative, au service de l'enfanceUn environnement de travail riche en défis stimulants et variés, au sein d'une entreprise avec des valeurs humaines et une équipe dynamiqueUne culture d'entreprise basée sur la confiance, le respect et l'équitéLa possibilité de se former5 semaines de vacances (6 semaines dès 50 ans) + pont de Noël offertUn lieu de travail à proximité des transports publics