Assistant de bureau 60 % pour 6 mois

Relevant du Directeur Général, l'Assistant de bureau jouera un rôle clé dans le maintien d'un lieu de travail efficace, organisé et accueillant. Agissant comme point de contact central pour les employés, visiteurs et partenaires externes, ce poste combine coordination de bureau, soutien administratif et gestion des installations.

Responsabilités principales

Opérations de bureau & gestion des installations

• Servir de premier point de contact pour les employés, visiteurs, fournisseurs et appels entrants.
• Assurer le bon fonctionnement quotidien de l'environnement de bureau.
• Gérer les fournitures de bureau, la papeterie et l'équipement de travail.
• Coordonner les demandes de maintenance, les services de nettoyage, les prestataires de messagerie et autres fournisseurs liés au bureau.
• Superviser l'accès à la sécurité, les allocations de parking et l'administration générale des installations.
• Veiller à ce que les espaces de bureau restent professionnels, organisés et pleinement opérationnels.

Soutien administratif

• Fournir un soutien administratif complet au Directeur Général.
• Coordonner les calendriers, réunions et arrangements de voyage.
• Préparer des présentations, rapports, correspondances et documents commerciaux.
• Soutenir divers départements dans les tâches administratives et organisationnelles.
• Maintenir des systèmes de classement précis et les archives de l'entreprise.
• Effectuer la saisie de données et la gestion documentaire selon les besoins. [Assistant de bureau | PDF]

Coordination des fournisseurs & budget

• Gérer les relations avec les prestataires de services externes et les fournisseurs.
• Aider à la révision des factures et au suivi administratif du budget.
• Surveiller les dépenses liées au bureau et soutenir les initiatives de contrôle des coûts.
• Assurer le traitement en temps voulu des demandes liées au bureau et aux installations.

Réunions, voyages & événements

• Organiser les réunions internes et les rendez-vous externes.
• Coordonner les déplacements professionnels, l'hébergement et la logistique associée.
• Soutenir la planification et l'exécution des événements d'entreprise et des activités d'équipe.
• Assurer une gestion efficace des salles de réunion et des dispositions d'accueil.

Courrier & correspondance

• Gérer le courrier entrant et sortant, les colis et les livraisons de messagerie.
• Coordonner la communication avec les parties prenantes internes et externes.
• Traiter les informations confidentielles avec discrétion et professionnalisme.

Expérience

• Minimum 5 ans d'expérience en tant qu'Assistant de bureau, Coordinateur de bureau, Assistant de direction ou poste similaire de soutien administratif.
• Expérience préalable dans un environnement international, corporatif ou à rythme soutenu.
• Une solide expérience de soutien à la direction est considérée comme un avantage distinct.

Compétences & aptitudes

• Excellentes capacités d'organisation et de multitâche.
• Grande attention aux détails et capacité à prioriser efficacement.
• Approche orientée service et esprit proactif.
• Excellentes compétences interpersonnelles et en communication.
• Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec plusieurs parties prenantes.
• Attitude positive, flexibilité et volonté de contribuer au-delà des responsabilités principales.
• Haut niveau de discrétion et de professionnalisme.

Compétences techniques

• Maîtrise de la suite Microsoft Office, en particulier Outlook, Word, PowerPoint et Excel.
• Expérience avec SharePoint et les systèmes de gestion documentaire.
• Solides capacités administratives et organisationnelles.

Langues

• Le français et l'anglais courants sont essentiels.
• Des langues européennes supplémentaires seraient un atout.