Au sein de votreservice, vous gérez quotidiennement la gestion desdemandesde changementd’horaires des collaborateurs et collaboratrices, dans le respect des règles de gestion du temps en vigueur. Dans ce cadre, vous modifiez les plannings dans Excel, vous saisissez les plannings dans Vision RH etvous répondez aux demandes du personnel par mail, puis les classez.
Vous contrôlez et saisissez les certificats médicaux (maladie et accident), vous effectuez la mise à jour plannings dans Excel et Vision RH. Vous les scannez, classez et les envoyez au service des ressources humaines.
Pour chaque nouveau planning, vous préparezle nouveau masque de planning surExcelpour chaque équipe, vous contrôlezles mouvements d’équipes : rocades, congés maternité, départs/arrivées, taux d'activité, mise en forme et formules, vous saisissez dans Gesplan les souhaits de planning des collaborateurs et collaboratrices, vous contrôlez les affectationsdans Vision RH ainsi que lesvacances, les formations, les codes horaires.
Après la sortie du nouveau planning, vous saisissezmanuellement dans Vision RH les horaires en mandats ainsi que lesplannings non-transférés par Gesplan.
Vous assurez divers travaux de secrétariat(prise de procès-verbaux,préparation du masque desplannings des vacances annuelles et souhaits des fêtes de fin d'année, saisie des souhaits de vacances, vérification et correction dessoldes de jours fériés, contrôle desdécomptes horaires hebdomadaires des intérimaires, demande de droits d'accès, mise à jour des groupes de messagerie ainsi que diverses tâches ponctuelles)pour les responsables d’équipes de soins (RES).
Grâce à votre aisance relationnelle, vous développez un lien de proximité avec vos collègues etvous assurez une continuité de service en assurant la permanence lors des absences. Et plusgénéralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre sa polyvalence au service de l’institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.
Qualifications Vous êtes au bénéfice d'un CFC d'employé ou employée de commerce,d’un diplôme de secrétariat ou tout diplôme jugé équivalent (prérequis indispensable). Vous possédez de très bonnesconnaissances de la terminologie médicale.
Vous disposez d'une expérience réussie d'uneannée dans un poste similaire, au sein d'un centre hospitalier.
Vous avez une excellente maîtrise de la langue française, tant à l’oral et l’écrit. Pour les non-francophones le niveau C1 est requis.
Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook et/ou Web - certification ECDL niveau standard) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Gesplan, Vision RH).
Tout en ayant un excellent sens de l'organisation et des priorités, vous faites preuve d’autonomie,d’organisation et d’efficience.
Vous êtes une personne dynamique,rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées.
Possédant de bonnescapacités de communication et d’écoute, vous aimez travailler en équipe.
Travaillant demanière simultanée avec plusieursRES (gestion des priorités, hiérarchisation des demandes, flexibilité),vous savez faire preuve de polyvalence etde discrétion.
Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress. Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la confidentialité.
Additional Information - Entrée en fonction : dès que possible
- Nombre de postes : 1
- Taux d'activité : 80%
- Classe de fonction : 09
- Contrat : CDI
- Délai de candidature : 18.06.2025
- Demande de renseignements :Mme L. Brunhoso Morgado, cheffe de secrétariat,tél. 079 553 25 76
Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.
Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.
Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.
Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.
