Secrétaire au Département de médecine - 100%

Secrétariat de la responsable administrative et financière

Vous assurez la tenue de l’agenda de la responsable administrative et financière et la planification des séances.Vous serez amené ou amenée à la révision didactique de rapport réalisé par l’administration du Département. Vous saisissez les vacances et autres absences des collaboratrices et collaborateurs de l’administration du Département et vous assurez le suivi du planning annuel. Vous assurez les commandes de fournitures et vous gérez l’économat de l’administration du Département. Vous réceptionnez le courrier, le triez et le distribuez.

Gestion des fonds hors exploitation

Vous aidez la gestionnaire des fonds hors exploitation dans diverses tâches, à savoir : traiter les requêtes de facturation, des mises en conformité des factures, les honoraires en lien avec l’industrie,contrôler des notes de frais, des demandes de formations et de déplacement, des achats relatifs aux fonds,contrôler tous les mois les salaires imputés et assurer la disponibilité de ceux-ci en collaboration avec le service des comptabilités.

Gestion administrative du département

Vous aidez l’assistante de direction du Département dans diverses tâches, à savoir : organiser, coordonner et préparer des documents et courriers pour les séances présidées par le Directeur académique,mettre à jour la composition des divers organes du Département en fonction des nominations et départs, de participer aux suivis des carrières académiques,préparer les courriers de soutien du Directeur académique pour les dossiers de candidatures (FNS, Bourse Eccellenza, Ambizione), participer à la gestion des fonds DIP/EVA et autres fonds départementaux facultaires destinés aux services du Département et à l’allocation des fonds INVEST pour les équipements en lien avec l’académique, préparer les courriers relatifs aux promotions académiques et faire le lien avec la Faculté, gérer les avis de fin de mandat DIP, suivre les entretiens d’évaluation des professeurs assistants, effectuer la mise à jour des cahiers des charges et validation du directeur académique, effectuer la gestion des immobilisations et contrôle des inventaires 1x/an, effectuer la gestion externe des collaborateurs.

Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce idéalement complété par une formation administrative type Brevet fédéral d’assistant ou d’assistante de direction ou toute formation jugée équivalente.

Si vous disposez d’une expérience ou d’une formation dans le domaine comptable, c’est un plus

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La connaissance de l’anglais est un atout.

Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced pour Word, Excel, Powerpoint et le niveau standard sur Web) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG.

Possédant un bon esprit d'équipe, vous avez la capacité à travailler en bureau partagé avec plusieurs personnes.

Tout en ayant un bon sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées.

Vous disposez des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress.

Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la confidentialité.

• Entrée en fonction : à convenir
• Nombre de poste : 1
• Taux d’activité : 100%
• Classe de fonction : 12 (11 si non détenteur/détentrice des certificats ECDL)
• Contrat : CDD
• Délai de candidature : 22.05.2025
• Demande de renseignements :Mme C. Milaire, responsable administrative et financière Écrire un email

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.