Assistant.e de direction/marketing (Français/Suisse Allemand)

Pour notre partenaire situé dans le canton de Vaud, GI Life Sciences recherche un(e) :

Assistant.e de direction/Marketing (français/suisse allemand)

Poste à pourvoir pour le 1er octobre

Votre mission :

Vous assurez le bon fonctionnement des activités administratives, commerciales et organisationnelles. Véritable soutien à la direction ainsi qu’aux équipes commerciales et marketing, vous coordonnez les informations, les réunions, les documents et les processus contractuels afin de garantir une gestion efficace des opérations.

Vos responsabilités :

• Organiser, préparer et assurer le suivi des réunions de direction, y compris la rédaction des comptes rendus.
• Gérer les agendas, les rendez-vous et la coordination des meetings.
• Préparer les présentations, dossiers et supports nécessaires aux réunions, visites, formations et événements.
• Assurer l’organisation administrative des formations et le suivi des activités de secrétariat.
• Participer à la gestion administrative de la flotte de véhicules.
• Apporter un soutien administratif et organisationnel aux équipes commerciales et marketing.
• Coordonner l’organisation des réunions commerciales et assurer leur suivi.
• Assurer les échanges écrits et téléphoniques avec les clients, partenaires et fournisseurs.
• Gérer, classer et mettre à jour les archives contractuelles.
• Préparer, envoyer et suivre les contrats ainsi que leurs échéances.
• Veiller au respect des délais et au suivi des obligations contractuelles.
• Collaborer étroitement avec les équipes Finance et Comptabilité sur les aspects administratifs liés aux contrats.
• Préparer et mettre à jour les documents administratifs destinés aux clients et partenaires.

Votre profil :

• Formation commerciale, administrative ou équivalente.
• Excellente maîtrise du français et du suisse allemand (niveau C1 minimum).
• Expérience réussie dans une fonction d’assistanat, de back-office, d’office management ou de coordination administrative.
• Excellentes capacités d’organisation, de gestion des priorités et de coordination.
• Aisance relationnelle et bonnes compétences en communication écrite et orale.
• Très bonne maîtrise des outils Microsoft Office, notamment Word, Excel et PowerPoint.