Responsable principal du Bureau Exécutif et des Affaires Juridiques

Le Responsable principal du Bureau Exécutif et des Affaires Juridiques, fournit un soutien organisationnel, de coordination et administratif de haut niveau pour assurer le bon fonctionnement à la fois du Bureau Exécutif et du département Juridique. Relevant directement du Responsable principal du Bureau Exécutif, le titulaire jouera un rôle clé dans la facilitation des opérations exécutives et le bon flux de communication, en soutenant la gouvernance et la coordination juridique ainsi qu’en gérant des processus administratifs complexes.

Ce poste requiert un professionnel proactif, attentif aux détails, capable de gérer des informations sensibles et confidentielles tout en interagissant efficacement avec la haute direction, les membres du conseil, le personnel et les parties prenantes externes.

Responsabilités clés

Soutien au Bureau Exécutif (70%)

• Fournir un soutien administratif et logistique direct au Directeur Exécutif Adjoint (DED) et à l’équipe exécutive sous la direction du Responsable principal du Bureau Exécutif.
• Gérer des agendas complexes et dynamiques, en assurant une priorisation efficace des réunions et engagements.
• Coordonner les arrangements de voyage, y compris les itinéraires, les procédures de visa, l’hébergement et le reporting des dépenses.
• Faciliter la coordination interfonctionnelle pour assurer un flux d’informations efficace entre le Bureau Exécutif, les départements internes et les parties prenantes externes.
• Organiser et superviser la logistique des réunions internes et externes, ateliers et événements gérés par le Bureau Exécutif.
• Assister le Responsable principal du Bureau Exécutif dans la préparation de documents et supports de présentation de haute qualité (PowerPoint, tableaux Excel, rapports, notes d’information, etc.) pour les besoins de gouvernance et exécutifs.
• Préparer et soutenir la préparation et le contrôle qualité des documents, documents officiels, correspondances et supports de communication.
• Prendre des procès-verbaux précis et concis des réunions clés, en assurant leur diffusion rapide et le suivi des points d’action.
• Maintenir et mettre à jour SharePoint, les bases de données internes et les systèmes de classement, en garantissant l’exactitude, l’accessibilité et la confidentialité des données.
• Suivre l’avancement des projets exécutifs et assister dans la gestion de projet, en assurant la livraison dans les délais des résultats.
• Effectuer toute autre tâche administrative ou liée aux projets selon les besoins.

Soutien aux Affaires Juridiques (30%)

• Soutenir la mise en œuvre du nouvel outil de gestion des contrats de GARDP et être la personne de référence pour les collègues et le prestataire de services.
• Gérer l’archivage des contrats et autres documents juridiques.
• Gérer le SharePoint des Affaires Juridiques.
• Fournir une assistance administrative et logistique, y compris l’organisation des réunions juridiques et de gouvernance et soutenir la préparation de la documentation pour les parties prenantes juridiques internes et externes.

Qualifications & Expérience

• Diplôme dans une discipline des sciences de la vie, administration ou études parajuridiques.

• Minimum 6 ans d’expérience progressive dans des rôles administratifs ou de coordination, de préférence dans un environnement international ou multiculturel.
• Au moins 3 ans d’expérience à un niveau senior en soutien à la haute direction ou à la direction exécutive (par exemple, CEO, Directeur Exécutif Adjoint, Conseiller Juridique Général, Secrétariat du Conseil).
• Expérience avérée dans l’organisation de réunions et événements de haut niveau, la préparation de documents de gouvernance.
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) et de SharePoint ou plateformes similaires.
• Solides capacités organisationnelles et de gestion de projet, avec la capacité de gérer plusieurs priorités sous des délais serrés.

Souhaitable :

• Expérience dans le soutien aux secrétariats de conseil ou de gouvernance.
• Exposition aux affaires juridiques ou aux processus de gouvernance.
• Familiarité avec les outils numériques pour la gestion des flux de travail, des documents ou des données.
• Familiarité avec les méthodologies et outils de gestion de projet, une première expérience pratique est un plus.

Compétences & Attributs

• Maîtrise et excellentes compétences en communication (écrite et orale) en anglais ; une maîtrise équivalente du français est fortement souhaitée.
• Intégrité professionnelle et discrétion, avec une capacité avérée à gérer des informations confidentielles.
• Proactif et autonome, anticipant les besoins et prenant des initiatives avec un minimum de supervision.
• Très organisé et attentif aux détails, tout en maintenant une conscience stratégique du contexte global.
• Solides compétences interpersonnelles, capable d’engager efficacement avec les cadres supérieurs, les membres du conseil et les partenaires externes.
• Adaptable, ingénieux et orienté solutions, prospérant dans des environnements dynamiques et rapides.
• Joueur d’équipe collaboratif, tout en étant à l’aise de travailler de manière indépendante.
• Engagement démontré envers les valeurs organisationnelles, l’excellence et le professionnalisme.

Ligne hiérarchique

·      Responsable principal du Bureau Exécutif

Interactions principales : Travaillera en étroite collaboration avec le Directeur Exécutif Adjoint, le Conseiller Juridique Général et le Responsable, Conseiller Juridique.

Interactions de travail :

·       Maintient des relations de travail efficaces avec plusieurs unités organisationnelles, y compris certaines en dehors de GARDP, projetant constamment l’image d’un prestataire de services et partenaire fiable et digne de confiance. S’engage de manière proactive pour identifier et résoudre les problèmes pouvant faciliter ou entraver la prestation efficace des services.

·       Collabore étroitement avec un large éventail d’équipes et de départements — y compris les Affaires Externes, R&D, Accès, Opérations Internes, Développement Commercial et Bureaux Régionaux — pour assurer l’alignement, la coordination et l’exécution sans faille des objectifs partagés.

·       Promeut les programmes et processus organisationnels et favorise des relations productives basées sur la confiance tant en interne qu’en externe, démontrant professionnalisme et crédibilité qui renforcent l’engagement et la fidélité des partenaires.

Compétences de leadership GARDP

·       Intégrité : Dirige par l’exemple avec une forte éthique et équité dans la prise de décision.

·       Communication : Communique avec clarté et empathie à tous les niveaux et fonctions.

·       Assertivité : Défend l’équipe et l’organisation avec confiance et respect.

·       Agilité : Réagit rapidement au changement tout en maintenant le focus et en soutenant les autres.

Les candidats doivent refléter et promouvoir les valeurs et comportements fondamentaux de l’organisation :

·       Intégrité : Agir avec transparence et éthique.

·       Inclusion : Promouvoir l’égalité des chances et la participation diversifiée.

·       Travail d’équipe : Encourager la collaboration.

·       Courage : Adopter l’innovation.

·       Excellence : Poursuivre des normes élevées.

·       Centré sur les personnes : Valoriser la dignité humaine et l’engagement des parties prenantes.